ウェビナーの会場はどこがいい？会場の種類ごとの配信ポイント

ウェビナーを配信する上で欠かせないのが配信会場です。リアル開催型セミナーとは異なり、広いスペースが無くても配信できるのがウェビナーのメリットではありますが、だからといって配信会場はどこでもいいわけではありません。

今回はウェビナーを配信するにあたって、配信会場探しに困っている方に向けて、会場例や会場の規模に合わせた配信時のポイントなどをご紹介します。

ウェビナーの会場例

それでは早速ウェビナーの会場について、いくつか例をご紹介します。

会社の会議室

まずもっとも簡単に手配できるのが、会社の会議室です。空いてさえすれば、いつでもコストを掛けずにウェビナー会場を確保することができます。ウェビナーの配信時は周囲に静かにするようお願いしておいたり、会議室の前に注意書きを設置するなどしておくとベターです。また会社の会議室であれば、配信時に必要なカメラやパソコンなどの移動も楽ですし、講師役の社員も楽でしょう。

一方で配信機材が社内にない場合は、新規購入するなりレンタルするなり、何かしらの方法で用意する必要があります。また、会社の会議室が古く見た目が良くない場合は、それをウェビナーに移してしまうと印象が悪くなることもあります。蛍光灯の光では映りが悪くなることもあり、映像のきれいさを求める場合、会社の会議室を会場にしての撮影はあまりおすすめできません。特に映像で伝えない内容があるもの、例えば講師が実演してみせるものがある場合などでは、きれいに映すことができないために、伝えたいことが伝わらない可能性があります。

貸しスタジオ

ウェビナーなど、映像をとることを目的にレンタルできるスタジオがあります。このような貸しスタジオをウェビナー会場にすると、必要な機材が揃っていたり、専門のスタッフの力を借りられたり、ライトの調整ができてきれいな映像で配信ができたりなど、ウェビナーの質を高めやすいメリットがあります。しっかりとしたきれいな映像のウェビナーは、企業が公式に配信している、中身の確かなウェビナーである印象を相手に与えやすくなります。

しかし貸しスタジオの場合はコストがかかります。機材レンタルが別費用になっていることもあり、費用を抑えてたい場合には不向きです。またオフィスから近い場所に貸しスタジオがない場合は、スタジオまでの移動に時間も交通費もかかります。

貸し会議室

貸し会議室・レンタル会議室はウェビナーでなくても利用できるスペースです。実際に利用したことのある方も多いのではないでしょうか。駅近であることが多く、規模も大小様々あるので、条件に合わせて選びやすいでしょう。またもともとリアル開催型セミナーなどに用いられる場所なので、会場に参加者を呼びつつウェビナーでも配信する、同時開催型セミナーも開催しやすいです。

一方、貸し会議室も貸しスタジオと同様に費用がかかり、移動に時間も取られます。さらに貸しスタジオと異なり、配信機材のレンタルができなかったり、配信のための専門スタッフなどもいないことが多く、基本的には場所だけを借りてその他を自力で対応しなければいけません。また、貸し会議室の場合は、いくつかの部屋が隣り合っていることもあり、他の会議室を借りている人がうるさくするなど、騒音の面で少々不安な点もあります。

自宅

最近ではテレワーク・在宅勤務を取り入れる会社が増えてきています。また、個人事業主・フリーランスの方は、自宅をオフィスとしていることもあるでしょう。そのようなケースでウェビナーを配信するのであれば、自宅で配信するという選択肢もあります。

ただし、プライベート空間である自宅が映ってしまうため、背景画像を設定したり、布を一枚かけたりして自宅が映らないようにする工夫が必要です。また、窓が映ってしまうと、そこからの風景で自宅を特定される可能性もあります。外からの騒音や家族やペットの声などにも気を遣わなければいけません。自宅はウェビナー会場にしようと思えばできる場所ですが、最新の注意が必要でもあります。

会場規模に合わせたウェビナー配信時のポイント

ウェビナー会場として使用できるスペースにはさまざまあることがお分かりいただけたかと思います。次に、ウェビナー会場の規模に合わせた配信時のポイントをご紹介します。

自宅～小規模会議室

自宅や5人程度での会議を想定した会議室などの小規模スペースでは、配信時の担当者数を最低限に抑えることをおすすめします。面積が狭く担当者が多いと、ウェビナー中に画面に入り込んでしまう可能性があります。

また、画面内で動きを出すことが難しいため、話の内容や話し方で盛り上がりをつけて、ウェビナー参加者を飽きさせない工夫が必要です。画面は資料などを映して、講師は音声のみという撮り方でも良いでしょう。

貸しスタジオ～中規模会議室

貸しスタジオや中規模会議室の場合は、ライトを設置して光量を調節したり、複数の担当者を裏方役としておいておくのも用意です。講師を複数人用意して対談形式で撮ることもできるでしょう。ウェビナーの経験があまりなく、しかし質の良い映像を撮りたい場合は、このような中規模スペースでの開催がやりやすいかと思います。

大規模会議室～ホール

大規模な場所を会場とする場合は、リアル型セミナーとウェビナーの同時開催がおすすめです。ウェビナーはそこまで広いスペースを必要としませんから、ウェビナーのみの利用で大規模スペースを利用するのは必要以上にコストがかかってしまうでしょう。

同時開催型のウェビナーを実施する場合は、現地で参加している人にもウェビナーで参加している人にもよく見えるように席やカメラの配置に気を付けましょう。また、ウェビナーの配信トラブルが起きた場合に、現地参加の人もフォローしながらトラブル対応できるような緊急時の対応マニュアルなどの用意もしておくべきでしょう。

ウェビナー会場の手配から当日配信までサポートサービス利用がおすすめ

ウェビナーの会場手配から当日の配信までをサポートするサービスが増えてきています。特にウェビナーを初めて開催するというケースでは、このようなサービスを活用することをおすすめします。

講師や機材をどのような配置にするのか、どうすれば映像の映りがよくなるのか、トラブルが起こったときの対応はどうするのかなど、その会場に合わせたウェビナー配信についてよく知っているのは、そのようなサポートサービスのスタッフといえるでしょう。

ウェビナーツールのベンダーや貸しスタジオなどがそういったサポートサービスを提供しています。特に利用予定のウェビナーツールのベンダーがそのようなサポートサービスを提供している場合は、そのベンダーに依頼するとツール利用についてもしっかりサポートしてくれるので安心です。

ウェビナーツール「ネクプロ」は会場手配から配信当日、配信後までをサポートできるサービスを同時に提供しています。ウェビナー集客やコンテンツ設計など、初めてウェビナーに挑戦する企業様でも安心して取り組めるよう、プロのノウハウをもとにサポートいたします。ぜひ一度お気軽にご相談ください。