「ウェビナーを開催したいけどセキュリティ対策はどうしよう……」
オンラインセミナー開催を検討している皆さん、このような悩みはありませんか？
インターネットはとても便利ですが、お客様や会社の大切な情報が漏洩してしまうリスクもあるので不安になりますよね。
そこで今回の記事では、ウェビナー開催に必須のセキュリティ対策について解説します。
ここで紹介する項目を1つずつ取り組めば、安全性がグンと高まるはずです。
もしすでにオンラインセミナーを開催している場合は、足りない項目はないか確認しながら読み進めて行ってくださいね。
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目次
ウェビナー開催時はセキュリティ対策が重要
オンラインセミナーは世界中どこからでもアクセスできるため、参加者にとって非常に便利です。
対面形式と比較して、主催者にとっても会場を押さえる必要がなくなるため、コストダウンしてセミナー開催できる、というメリットがあります。
しかし同時に、インターネットは誰でもアクセスすることができるので、悪質な意図を持ったユーザーから侵入され、被害を受けるリスクもあります。
配信している資料を盗まれたり、個人情報が漏洩したり、パソコンに侵入されたりする可能性もゼロではありません。
また、ウェビナー配信が邪魔されて中断せざるを得ない状態に追い込まれる恐れもあるでしょう。
このようなトラブルを避けるために、ウェビナーを開催するならセキュリティ対策を万全にしてから臨む必要があります。
次に、具体的なセキュリティ対策の方法を紹介します。
ウェビナーで実施すべきセキュリティ対策
オンラインセミナーに必須のセキュリティ対策について、8つお伝えします。
対策①：個人情報を配信しない
まず1つ目は、個人情報を配信しないよう注意が必要です。
配信前に、カメラに公開していない個人情報が映りこんでいないかチェックしてください。
スマホを手元に置いていると、メッセージや電話がかかって来たとき、相手の電話番号やメッセージ内容が表示されてしまう可能性もあります。
そのため、スマホやタブレットは閉まっておくようにしましょう。
作成した資料に写真を利用した場合、そこにも個人情報が記載されていないか注意が必要です。
自分のパソコンの画面を共有する場合も同様です。
オンラインセミナーに関係ないアプリケーションが開きっぱなしになっていないか、確認します。
そして、メッセージアラートをオンにしている場合、誰かからメッセージが届いたときポップアップが映ってしまうこともあるでしょう。
通知機能をオフにするか、SlackやEメールといったコミュニケーションアプリがインストールされていないパソコンを使うようにしてください。
その他、セミナーを配信している場所が特定されないよう配慮することも重要です。
場所が特定されてしまうと、直接やって来て生配信を邪魔される可能性もあるので、住所やビルの名前が映りこまないようにしましょう。
対策②：参加者との双方コミュニケーションをルール化する
チャット機能が配信ツールに搭載されている場合、使用ルールをあらかじめ決めて参加者と共有しておきましょう。
ウイルスに感染するよう設定されたURLリンクをチャットで送ると、大きなトラブルに巻き込まれることがあります。
「講座内容に関係ないことはチャットに書き込まない」
「質問するときは、チャット機能は使わず発言する」
「個人情報に関する情報は記載しない」
など、コミュニケーションに関して明確にルール化しておけば、安心して参加者と交流しながら講座を進められます。
対策③：参加者にIDを発行する
ウェビナーの申込者に、事前にIDを発行して共有しておきましょう。
付与したIDに独自のパスワードを設定してもらい、その2つがなければ入室できないよう設定すると、外部からのアクセスを防ぐことができます。
IDを参加者に付与する場合は、IDとパスワードを他者に教えないこと、十分注意して管理することを明記する必要があります。
対策④：セキュリティ対策搭載の配信ツールを利用する
オンラインセミナーの配信ツールを導入する際、セキュリティ機能が搭載されているかチェックしましょう。
ウェビナーを配信するには、クラウド型、動画プラットフォーム、オンプレミス型などさまざまな方法があり、セキュリティ対策も配信ツールによって異なります。
不正アクセス防止や参加者のドメイン制限など、どのようなツールが備わっているか確認する必要があります。
また、情報セキュリティ認証を取得しているかも重要なポイントです。
ウェビナーに関する包括的サービスを提供しているネクプロは、情報セキュリティマネジメントシステムである「ISO27001（ISMS）」の認証を取得しています。
これは、組織全体でリスクマネジメントを徹底していると信頼できる企業だけが取得できます。
つまり安心してクラウドサービスを利用できるという証でもあるので、セキュリティ対策を万全にした上で、ウェビナー開催の実現が可能です。
もし今後新しく配信ツールを導入しようと検討している場合、「ISO27001」を取得しているかを基準にするといいでしょう。
ぜひ私たちネクプロにご相談くださいね。
対策⑤：ミーティングをロックする
オンラインセミナー開始後は、他の人が入室できないようミーティングをロックしましょう。
ロック機能を利用すると、たとえパスワードやIDを保有していたとしても参加できなくなります。
外部からの侵入を防ぐだけでなく、既に入出している参加者の集中を保つためにも大切な機能ですので、ぜひ活用するようにしましょう。
事前に参加申し込みをしてくれた人や、社内研修の対象社員には「ウェビナー開始10分後にミーティングをロックするため、時間に遅れないよう入室してください」とアナウンスすることをおすすめします。
対策⑥：セキュリティソフトをインストールする
ウェビナー配信する前に、パソコンにセキュリティソフトをインストールしましょう。
これはオンラインセミナーだけでなく、パソコンで仕事をするにあたり必須のセキュリティ対策です。
既にインストール済なら、セキュリティソフトの期限が切れていないか、または最新版がインストールされているかを確認することも重要です。
企業が個人にパソコンを配布する場合、セキュリティソフトがインストールされていることは当然かもしれません。
しかし、リモートワークをする機会が増え、自宅で自分のパソコンを使用する場合、更新がされていないこともあるでしょう。
もし会社でウェビナー担当者になったら、まず配信用パソコンのセキュリティソフトのバージョンをチェックすることから始めてください。
常に情報セキュリティに関する意識を高めておくことが重要だということを、念頭に置いておきましょう。
対策⑦：ドメインやIPアドレス指定で無断転載を防止する
ドメインやIPアドレスを指定することで、動画の無断転載を防ぐことができます。
オンラインセミナーだけでなく、動画の無断転載は大きな問題となっているため、事前にしっかり対策する必要があるでしょう。
まず、ドメインを指定することで特定のサイトでしか動画が再生できないようになります。
次に、参加者が社内の人間の場合はIPアドレスを指定することが有効です。
社内研修でウェビナーを利用する際、指定された会社のIPアドレスのみでアクセスできるよう設定します。
すると、外部からのアクセスを制限することができるため、第三者にコンテンツが漏洩することを防止できます。
まとめると、参加者が社外も含まれるならドメイン指定、社内のみならIPアドレス指定が使えると覚えておきましょう。
対策⑧：社内でセキュリティ教育を徹底する
最後に、普段から情報セキュリティに関する教育を社内で徹底することをお伝えします。
情報漏洩のトラブルが起こるのは、外部によるアクセスだけが原因ではありません。
社員から漏れてしまうこともあるので、セキュリティへの意識を高めるよう指導することが重要です。
例えば、社内データの持ち出しや個人のタブレットやノートパソコンでの作業を禁止するなど、人為的ミス防止に向けて対策を練っておきましょう。
その他、パソコンや資料にはパスワードを設定したり、端末を管理しどこかに置き忘れたりすることのないよう、日頃の行動から変える必要があります。
入社時に説明するだけでなく、定期的にセキュリティ対策のルールを確認し改善していき、全員が同じ意識を共有できるようにしましょう。
ウェビナー開催時には万全なセキュリティ対策を
今回の記事では、ウェビナー開催に必要となるセキュリティ対策について徹底解説してきました。
配信ツールのセキュリティ機能、外部からのアクセス制限、社員教育、ウェビナー配信中のコミュニケーションのルール化など、さまざまな対策があることがわかりましたね。
ネクプロではセキュリティ対策を万全にした上で、多くの企業のウェビナー配信をサポートしています。
集客や申し込み、受付はもちろん、リード管理やWebフォーム作成など、オンラインセミナー配信に必要な作業を一元管理することが可能です。
時間や場所を問わず、数千、さらには数万規模のWebイベントも開催できます。
オンラインセミナー終了後は、効果を可視化してマーケティング分析のお手伝いも可能です。
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