シンポジウムのオンライン配信を委託！失敗しない運営会社の選び方とは？ | ウェビナー・動画配信プラットフォームのネクプロ

新型コロナウィルスの蔓延により、さまざまなジャンルのシンポジウムがオンラインで開催されています。
ただ、これまではリアルな会場で行っていたシンポジウムをオンラインで開催するには、実施するまでの工程が全く異なります。
そこでおすすめしたいのが、シンポジウムのオンライン配信に失敗しないために専門の業者にシンポジウムの運営を委託する方法です。シンポジウムをウェビナーツールを使い、オンライン配信を外部委託することで、オフラインのシンポジウムよりもさらに議論を深められる可能性があります。

そこで今回は、シンポジウムのオンライン配信を外部委託する際に、運営会社選びに失敗しない方法を徹底解説します。シンポジウムのオンライン開催を計画している企業経営者や団体関係者も、ぜひ参考にしてください。

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ウェビナーによるシンポジウム開催の注意点
- 動画配信に失敗しない通信環境を整備する
- 集客に失敗しないためにシンポジウムの目的を定める
シンポジウムの動画制作に失敗しない 5つのポイント
オンラインシンポジウムのメリット
オンラインシンポジウムを委託する際のポイントのまとめ

ウェビナーによるシンポジウム開催の注意点

ウェビナーツールとは、Web上でさまざまなカンファレンスやシンポジウム、展示会などを行う際に活用する配信ツールです。ウェビナーツールは、複数のユーザーが画面共有できるツールで、インタラクティブなコミュニケーションをリアルタイムに取ることができる特徴があります。

ウェビナーの配信方法には、ライブ配信と録画配信の2種類があり、ライブ配信ではチャット機能などを利用し、ユーザー同士でリアルタイムなコミュニケーションが可能です。
このようなオンラインによるシンポジウムの運営は、専門業者に外部委託もできます。専門業者には、ウェビナーツールと運営の両方を提供する会社と、シンポジウムの運営のみを代行する会社があります。

ただしどちらの形態の企業に委託する場合も、オンラインによるシンポジウムの成功に欠かせない重要ポイントは2点です。以下ではこの2点について解説します。

動画配信に失敗しない通信環境を整備する

シンポジウムのオンライン開催では、シンポジウムに参加する人が実際に会場に足を運ぶ手間や時間、費用の負担がないため、参加しやすいというメリットがあります。
ただしシンポジウムの主催者は、参加する視聴者の人数にあわせてウェビナーツールを選んだり、通信環境を整えることが必要です。また通信環境だけでなく、会場の準備や動画の撮影や配信に必要な機材の準備など、専門的な知識や準備も必要となります。
そこでシンポジウムの進行や集客のみを主催者が行い、会場の準備や撮影、配信を外部に委託するケースが多くなっています。

集客に失敗しないためにシンポジウムの目的を定める

シンポジウムの成功には、まず集客することが大前提となります。
シンポジウムの成功には何人の登壇者がいて、何人の参加視聴者が必要となるのかを設定し、どのような方法で集客するのかを決めましょう。また具体的な人数を設定するためには、シンポジウムの目的を定め、参加してもらう対象者のターゲット属性を決めなければなりません。
このように、集客に失敗しないためにシンポジウムの目的を定め、参加人数とシンポジウム成功への目標設定を行うことが重要です。また登壇者の一方的な情報発信にならないためにも、参加する視聴者との質疑応答やアンケートの実施内容なども検討しておくことが大切です。

シンポジウムの動画制作に失敗しない 5つのポイント

上記のように、開催するオンラインシンポジウムの実施規模によっては、イベント会社や配信会社に業務の一部、または全部を外部委託する方が良いケースがあります。特にビジネス系のシンポジウムは、数百人～数千人規模で開催されることが多いため、一般的なオンライン会議ツールを使用していると回線がダウンするリスクがあるからです。参加人数の規模にあわせて、どの程度まで自社のリソースで開催できるかを、普段使用するウェビナーの会社などに相談することをおすすめします。
ここでは、シンポジウムの運営代行会社の選び方のポイントを解説します。

専門業者のサポート範囲を確認する

まずは専門業者と契約をする前に、その会社がどのようなサポートをしてくれるかを確認することが大切です。それは、サポートを代行する会社によって、オンラインでシンポジウムを開催できる規模や内容が大きく異なるからです。人数の制限や参加者とのインタラクティブなコミュニケーションが可能か、またシンポジウム開催後のアンケートを実施できるかなど、シンポジウムの開催からクロージングまでを一括してサポートできる会社を選択するようにしましょう。

おすすめは、ウェビナーツールとサポートの提供を同時に行う会社です。両方を同時に依頼することで、ウェビナーツールの機能を100%活用し、滞りなく開催の準備からクロージングまでを完遂できるでしょう。

シンポジウムを配信できる会場を確認する

ウェビナーの開催実績がない企業の場合は、配信専用のスタジオを持つ代行会社を選択するのも良い方法です。代行会社に配信スペースがあれば、設備の用意や設営準備も要りません。また設備が整っていても、会社から遠かったりアクセスが悪いと不便ですので、できるだけ便利な会社を選びましょう。

配信設備と専門スタッフ

また、会場を別途準備する際は、通信環境が安定しているか、配信機器があるかなども確認します。
自社で確認できない場合は、外注するサポート会社の専門スタッフにチェックをお願いしておきましょう。

撮影設備を確認する

撮影に関する設備が整っていることも重要な条件となります。配信動画の質を担保するためにも、撮影設備に気を配りましょう。カメラや照明、音響の専門スタッフがいるかどうかがポイントです。

シンポジウムなどの配信や制作実績があるかを確認する

ウェビナーをシンポジウムやビジネスツールとして活用する場合は、できるだけ過去に動画制作実績がある代行会社に依頼することをおすすめします。ウェビナーによるオンライン動画の配信では、シンポジウムの目的や集客人数に合わせた目標を設定しながら成功に導くことが重要です。そのためにも、シンポジウムの開催意図を十分に理解し、目標に沿った運営を実現できる代行会社を選ばなければなりません。そこで、これまでの動画制作の実績やサンプルを確認し、自社の希望と合致しているかを確認してから契約しましょう。

オンラインシンポジウムのメリット

オンラインシンポジウムは、今後さらに企業や団体による活用が広まっていくと考えられます。そこで以下では、オンラインシンポジウムのメリットについて解説します。

オンラインシンポジウムのメリットは、大きく分けて以下の4つがあります。

参加人数に上限がない
国内外のどこからでも参加できる
専門家が参加しやすい
オフラインシンポジウムよりも質疑応答がしやすい

それぞれについて解説します。

参加人数に上限がない

オンラインシンポジウムは、オフラインと違い、参加人数に上限がありません。
オフラインでは、企業の予算に応じて会場のキャパシティが制限されるため、基本的にあらかじめ参加人数を決めてから開催されます。しかし、オンラインカンファレンスでは、使用するウェビナーツールや通信環境を整えることで参加する人数の制限をなくすことが可能です。

国内外のどこからでも参加できる

オンラインシンポジウムは、原則としてインターネット環境さえ整っていれば、国内外のどこからでも参加可能です。そのため、海外や地方にある企業や個人、在宅勤務の方など、コロナ禍や予算の都合でこれまで参加できなかった方でも比較的簡単に参加できます。
また主催する側も、ゲストの交通費や宿泊費はもちろん、社内のリソースや会場にかかる経費を大幅に節減できるメリットがあります。海外に同時開催する場合は、通訳なども準備して配信に備えましょう。

専門家が参加しやすい

シンポジウムをオンライン化することで参加しやすくなるのは視聴者だけではありません。講師やゲストコメンテーターなどの専門家も参加しやすくなります。
シンポジウムでは、特に専門的なテーマを扱うことが多いため、専門家の参加が不可欠です。オンラインシンポジウムであれば、遠方にいる専門家や、長距離移動の難しい高齢の専門家でも参加してもらえる可能性が高まります。そして、著名なゲストに登壇してもらうことで、シンポジウムの価値を高めることが可能です。

オフラインシンポジウムよりも質疑応答がしやすい

オンラインシンポジウムでは、参加者が質疑応答しやすいという特徴があります。
オフラインシンポジウムの場合は、参加者の質疑応答の機会や時間が限られます。しかしオンラインシンポジウムでは、チャット機能を使うことで、誰もが思った時にすぐに質問や意見をだすことができます。また返答も同時にチャットで返すことができるため、テキストベースで理解しやすいのもメリットです。また、アンケートや投票機能を活用すれば、その場で集計も可能です。

そのため、比較的大規模なシンポジウムでも参加者の質問や意見を大切に扱い、視聴者にとってより有益な情報をリアルタイムに提供できます。