2020年以降の新型コロナウィルスの蔓延により、これまでさまざまなジャンルで行われてきたシンポジウムがリアルな会場で実施できなくなり、オンライン化が進んでいます。
シンポジウムでは、実施の最中にさまざまな議論や討論が行われることが多く、一方通行となる動画配信では成立しません。そこでシンポジウム成功のために重要となるのが、オンライン配信する際のウェビナーツールの選び方にあります。ウェビナーは、さまざまな分野のシンポジウム以外に、ビジネス分野でも非常に活用しやすいインタラクティブなコミュニケーションを行う機能があります。
そこで今回は、オンラインシンポジウムのやり方や成功の秘訣、ウェビナーツールの選び方などを徹底解説します。これまでオンライン配信の経験や実績が少ない、企業の経営者や団体の管理者の方は、ぜひ参考にしてください。
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目次
オンラインシンポジウムとは？
オンラインシンポジウムは近年さまざまな分野で実施されていますが、テーマを1つに決めて著名人や識者、登壇者が最新の情報を報告・発表し、参加者とともに意見交換を行うオンラインイベントのことです。
登壇者の報告と発表の後は参加者との質疑応答や意見交換を行うことが多いため、さまざまな角度からの意見や考えを聞くことができ、新たな知見を得ることができるのがポイントです。
一般的にカンファレンス（会議）よりも視聴者との意見交換が盛んに行われるため、オンラインシンポジウム開催では、登壇者と視聴者とのインタラクティブなコミュニケーションを取ることができるウェビナーツールが必要となります。
オンラインシンポジウムの種類2つ
オンラインシンポジウムには、「完全オンライン配信」「ハイブリッド型」の2種類があります。
ここではそれぞれの種類について解説します。
完全オンライン配信のみ
会場ではなくオンライン配信のみで行うシンポジウムです。
登壇者は1ヶ所に集まるケースと、それぞれ別々にオンラインで参加するケースがあります。参加者はオンラインのみで視聴するのが基本です。
リアル会場で行われるシンポジウムのように、多くの人を収容できる会場を確保する必要はありません。最低限のスペースがあれば配信できるため、会場費や設営にかかるコストが抑えられる点がメリットです。
配信環境によっては、音声や映像トラブルが起こりやすいこともあります。安定した配信を行うためには、登壇者それぞれの配信環境を整えておかなければなりません。
ハイブリッド型シンポジウム
参加者が会場とオンラインに分かれて参加するシンポジウムのことです。
リアル会場で行われているシンポジウムのように、登壇者と参加者が集まったうえで、オンラインでも参加できる形になっています。
ハイブリッド型は、会場の反応や雰囲気を見ながら進行できるうえ、全国どこからでも参加できるので、オフライン・オンライン両方のメリットを持ちます。
シンポジウムの大半は大規模なイベントなので、テーマや登壇者数、参加者数も考慮して検討するといいでしょう。
シンポジウムのやり方と実施手順｜5ステップ
ここではまず、シンポジウムの実施手順について解説します。
1. 5W2Hを明確にする
5W2Hとは、シンポジウムの目的と目標を決める指針です。
そこで、以下の7つのポイントを押さえることが重要となります。
- when（いつ）
- where（どこで）
- who（だれと）
- what（何を）
- why（なぜ）
- how much（いくらの予算で）
- how（どのように実施する）
この7つの要素を把握することで、シンポジウムの完成度が一気に高まります。
5W2Hでシンポジウムの目的や実施方法を具体化することにより、完成度の高い価値あるシンポジウムが実施できるでしょう。また 5W2Hによって、シンポジウムを行う目的が共同実施する仲間や参加者と共有しやすくなります。
2.シンポジウム開催に向けた準備をすすめる
上記で5W2Hの方針が決まれば、それに合わせた具体的なシンポジウムの実行部隊を設置し、実施に向けたプランを立てて行きます。その中で、シンポジウムの最も重要な要素である「集客」については、シンポジウムの実行部隊とともに、集客に関わる営業やマーケティングチームと連動して進めることが重要です。
シンポジウムの準備と集客にどのくらいの時間と工程が必要か。
また、会場やゲストとなる専門家へのコンタクトなど、漏れの無いように緻密に計画を進めなければなりません。ビジネスとの関連の有無に関わらず、集客はシンポジウムの成功に欠かせません。
3.集客リストへの集客を実施する
開催日の1～2ヶ月前を目安に、シンポジウムの宣伝・告知をスタートします。
WebサイトやSNS、リスティング広告を活用するだけでなく、集客リストからの集客も行いましょう。告知後や集客の際は、問い合わせや申し込みで忙しくなることが想定されます。あらかじめ問い合わせへの対応について話し合っておきましょう。
4.シンポジウムの開催
シンポジウムの開催当日は、カンファレンスやセミナー・展示会などのオフラインイベント運営と同じ体制を整えます。
特にオンラインシンポジウムの場合は、シンポジウムの進行をスムーズに行うことが、離脱者の少ない価値の高いシンポジウムにする重要なポイントです。適度な進行スピードで進んでいるか、また質疑応答が満足にできているか、通信環境が安定しているかなどを随時確認しながら進めていきましょう。
シンポジウム終了後のアフターフォロー
シンポジウム終了後も、参加者と継続的な接点を持つことは重要です。
あらかじめフォローアップメールを準備しておき、シンポジウムが終了したら早い段階で送信しましょう。次回のアプローチやアンケート回収によって問題意識を共有するのもおすすめです。
オンラインシンポジウムを外部に委託する方法
実施するオンラインシンポジウムの実施規模によっては、イベント会社や配信会社に業務の一部、または全部を外部委託する方が良いでしょう。
特にビジネス系のシンポジウムは数百人～数千人規模で開催されることが多いため、一般的なオンライン会議ツールを使用していると回線がダウンするリスクがあるからです。参加人数の規模にあわせて、どの程度まで自社のリソースで開催できるかを、普段使用するウェビナーの会社などに相談することをおすすめします。
シンポジウムの動画制作に失敗しない 5つのポイント
上記のように、開催するオンラインシンポジウムの実施規模によっては、イベント会社や配信会社に業務の一部、または全部を外部委託する方が良いケースがあります。特にビジネス系のシンポジウムは、数百人～数千人規模で開催されることが多いため、一般的なオンライン会議ツールを使用していると回線がダウンするリスクがあるからです。参加人数の規模にあわせて、どの程度まで自社のリソースで開催できるかを、普段使用するウェビナーの会社などに相談することをおすすめします。
ここでは、シンポジウムの運営代行会社の選び方のポイントを解説します。
専門業者のサポート範囲を確認する
まずは専門業者と契約をする前に、その会社がどのようなサポートをしてくれるかを確認することが大切です。それは、サポートを代行する会社によって、オンラインでシンポジウムを開催できる規模や内容が大きく異なるからです。人数の制限や参加者とのインタラクティブなコミュニケーションが可能か、またシンポジウム開催後のアンケートを実施できるかなど、シンポジウムの開催からクロージングまでを一括してサポートできる会社を選択するようにしましょう。
おすすめは、ウェビナーツールとサポートの提供を同時に行う会社です。
両方を同時に依頼することで、ウェビナーツールの機能を100%活用し、滞りなく開催の準備からクロージングまでを完遂できるでしょう。
シンポジウムを配信できる会場を確認する
ウェビナーの開催実績がない企業の場合は、配信専用のスタジオを持つ代行会社を選択するのも良い方法です。代行会社に配信スペースがあれば、設備の用意や設営準備も要りません。また設備が整っていても、会社から遠かったりアクセスが悪いと不便ですので、できるだけ便利な会社を選びましょう。
配信設備と専門スタッフ
また、会場を別途準備する際は、通信環境が安定しているか、配信機器があるかなども確認します。自社で確認できない場合は、外注するサポート会社の専門スタッフにチェックをお願いしておきましょう。
撮影設備を確認する
撮影に関する設備が整っていることも重要な条件となります。配信動画の質を担保するためにも、撮影設備に気を配りましょう。カメラや照明、音響の専門スタッフがいるかどうかがポイントです。
シンポジウムなどの配信や制作実績があるかを確認する
ウェビナーをシンポジウムやビジネスツールとして活用する場合は、できるだけ過去に動画制作実績がある代行会社に依頼することをおすすめします。
ウェビナーによるオンライン動画の配信では、シンポジウムの目的や集客人数に合わせた目標を設定しながら成功に導くことが重要です。そのためにも、シンポジウムの開催意図を十分に理解し、目標に沿った運営を実現できる代行会社を選ばなければなりません。
そこで、これまでの動画制作の実績やサンプルを確認し、自社の希望と合致しているかを確認してから契約しましょう。
シンポジウムとパネルディスカッションはどう違う？
シンポジウムとパネルディスカッションには違いがあります。
パネルディスカッションは、集団で行う討論形式のひとつです。異なる意見を持った人が集まり、進行役である司会者と複数の論者が意見を発表しあいます。
一方で、シンポジウム1人ずつ発表をし終えたのちに討論に進み、質問は司会者に投げかけられる形で進行します。
シンポジウムは発表後に質疑応答やディスカッションを行うのに対し、パネルディスカッションは論者同士で議論するという点が異なります。
オンラインシンポジウムの注意点
オンラインシンポジウムを実施する際には、いくつかの点に注意しなければなりません。
ここでは、それぞれの注意点について解説します。
機材トラブルや緊急時の対応要員を用意しておく
オンラインシンポジウムでは、音声や映像などの機材トラブルが発生する可能性があります。
大規模なイベントであることが多いので、トラブル発生時に進行が止まってしまうのは避けたいものです。
ツールによってサポートしてもらえることもありますが、緊急時にすぐ対処できる対応要員を配置しておく必要があります。あらかじめ、当日は誰が対応するかを検討しておきましょう。
待機中や終了時などにユーザーが離脱しない導線を作っておく
オンラインシンポジウムの待機時間や終了時は、ユーザーが離脱しやすくなる傾向にあります。
ユーザーが脱線しないよう、課題の共有やアンケート、商談のグループ誘導など、導線を作っておくといいでしょう。また終了後はお礼状発送などのフォローアップも必要です。
配信に不慣れな場合配信代行も視野に入れる
オンラインシンポジウム配信では、さまざまな作業を並行して行わなければなりません。
配信に不慣れな場合、スムーズに進行できない可能性が高いでしょう。配信機材の準備からスタッフによる配信代行まで、一連の流れを任せられるツールを利用するのもおすすめです。
zoomやGoogleMeetなどでシンポジウムはできる？
Web会議で使われることの多いZoomやGoogl Meet。馴染みのあるツールなので、シンポジウムでの利用を検討している方もいるのではないでしょうか。
実際に、ZoomやGoogl Meetでシンポジウムは開催できるのか解説します。
できるが難しいケースが多い
ZoomやGoogle Meetでもシンポジウムを実施すること自体は可能です。
しかし、利用できる機能が限られているため、主催者側のやりたいことを上手く進行できない可能性が高いでしょう。
オンラインシンポジウムでは「顧客管理」と「アフターフォロー」が大切
オンラインシンポジウムは、リアル会場で行われるシンポジウムとは異なり、対面での会話や名刺交換の機会がありません。そのため、顧客管理とアフターフォローの2つが重要です。
以下のようなアフターフォローをするのが有効です。
- チャット機能でコミュニケーションを取る
- アンケート機能で感想や意見を聞く
- お礼メールやフォローアップメールを送る
オンラインシンポジウムを開催するならネクプロがおすすめ
オンラインシンポジウムを開催するなら、「ネクプロ」がおすすめです。
顧客管理・メール配信・アンケート・分析など、シンポジウム開催に必要な機能がすべて揃っているので、本格的で質の高いシンポジウムの開催ができます。
集客力も平均2.7倍アップでき、セキュリティシステムも万全。多くの登壇者や顧客情報を取り扱う場合も心配いりません。シンポジウムだけでなくウェビナーへの活用として、400社以上の導入実績があるので、ぜひネクプロを利用してはいかがでしょうか。
オンラインシンポジウムのメリット
オンラインシンポジウムのメリットは、大きく分けて以下の4つがあります。
参加人数に上限がない 国内外のどこからでも参加できる 専門家が参加しやすい オフラインシンポジウムよりも質疑応答がしやすい それぞれについて解説します。
参加人数に上限がない
オンラインシンポジウムは、オフラインと違い、参加人数に上限がありません。
オフラインでは、企業の予算に応じて会場のキャパシティが制限されるため、基本的にあらかじめ参加人数を決めてから開催されます。 しかし、オンラインカンファレンスでは、使用するウェビナーツールや通信環境を整えることで参加する人数の制限をなくすことが可能です。
国内外のどこからでも参加できる
オンラインシンポジウムは、原則としてインターネット環境さえ整っていれば、国内外のどこからでも参加可能です。
そのため、海外や地方にある企業や個人、在宅勤務の方など、コロナ禍や予算の都合でこれまで参加できなかった方でも比較的簡単に参加できます。また主催する側も、ゲストの交通費や宿泊費はもちろん、社内のリソースや会場にかかる経費を大幅に節減できるメリットがあります。海外に同時開催する場合は、通訳なども準備して配信に備えましょう。
専門家が参加しやすい
シンポジウムをオンライン化することで参加しやすくなるのは視聴者だけではありません。
講師やゲストコメンテーターなどの専門家も参加しやすくなります。 シンポジウムでは、特に専門的なテーマを扱うことが多いため、専門家の参加が不可欠です。オンラインシンポジウムであれば、遠方にいる専門家や、長距離移動の難しい高齢の専門家でも参加してもらえる可能性が高まります。そして、著名なゲストに登壇してもらうことで、シンポジウムの価値を高めることが可能です。
オフラインシンポジウムよりも質疑応答がしやすい
オンラインシンポジウムでは、参加者が質疑応答しやすいという特徴があります。
オフラインシンポジウムの場合は、参加者の質疑応答の機会や時間が限られます。しかしオンラインシンポジウムでは、チャット機能を使うことで、誰もが思った時にすぐに質問や意見をだすことができます。また返答も同時にチャットで返すことができるため、テキストベースで理解しやすいのもメリットです。また、アンケートや投票機能を活用すれば、その場で集計も可能です。
そのため、比較的大規模なシンポジウムでも参加者の質問や意見を大切に扱い、視聴者にとってより有益な情報をリアルタイムに提供できます。
オンラインシンポジウムのやり方のまとめ
このように、オンラインシンポジウムを成功させるには、安定した配信環境を整えることはもちろん、目的と目標を明確に設定し、シンポジウムの進行と集客を確実に行うことが重要です。
そこでシンポジウムの運営を外部に委託し、共同で成功に導くのが賢明と言えるでしょう。
ネクプロでは、ライブ配信や擬似ライブ配信、オンデマンド配信など多彩な配信方法と、顧客管理・集客・アンケート・分析改善までを１つのツールで実現できます。
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