ウェビナーを初めて開催するときに抑えておくべきポイント

ウェビナーを初めて開催するとき、無事成功するのか、当日トラブルが起こらないか、そもそも何から始めればいいのかなど、不安になる方は珍しくありません。

オンライン会議などの小規模なウェブ上のやり取りと異なり、ウェビナーは大人数を相手に主催者側からメッセージを発信していかなければいけません。リアル開催型のイベントと異なり、参加者の顔や反応も分かりづらく、イベント登壇の経験が多い方でも、ウェビナーでは勝手が違いやりづらさを感じるのではないでしょうか。

そこで今回はウェビナーを初めて開催するときに抑えておきたいポイントを解説します。

ウェビナーを初めて開催する人が検討すべきこと

ウェビナーを初めて開催するという場合は、開催する前に次のことをよく検討しておきましょう。

ターゲットはウェビナーに参加しやすい層か

ウェビナーの参加者ターゲットとなるのは、既存顧客や新規顧客になり得る人であることがほとんどです。つまり、サービスの顧客となる層がウェブ上でコンテンツを閲覧することに慣れていなければ、折角ウェビナーを開催しても参加者が集まらなかったり、当日の閲覧方法が分からずドタキャンとなってしまったりするでしょう。
最近ではインターネットを使うことが当たり前になってきていますが、やはり高齢者の方はインターネットを普段使わないという方も多く、そのような層をターゲットにしたサービスにおいて、ウェビナーを実施するのはあまり効果が望めないと予想できます。

費用対効果のバランスは問題ないか

ウェビナーを配信するからには、それによって何かしらの成果を求めるのが通常です。そのため、ウェビナーで得られる効果と、ウェビナー開催のためのコストをしっかり見比べなくてはいけません。
もちろん、リアル開催型のイベントを今まで実施してきており、それをウェビナーに変更する場合は、単純にコストが下がって参加者の上限も上げることができるため、お得になるというケースが多いでしょう。しかし、そもそもリアルイベントであまり効果が得られていない場合は、その原因をよく考えてから、ウェビナーに移行するか、そもそもイベント自体を中止にするかを考えるべきでしょう。
例えば、リアル開催型では参加のためのハードルが高く、そのために参加者が集まらないのであれば、いつでもどこからでも参加がしやすいウェビナーに変えることで参加者が増え、成果も大きくなる可能性があります。しかし、参加しづらいから集客ができていなかったのではなく、コンテンツ自体が弱くて参加者が集まっていない場合は、ウェビナーに変えたからといって参加者が増えるわけではありません。
最近では日本でも多くの企業がウェビナーに取り組み始めています。流行っているからという理由でウェビナーを開催しても失敗してしまいます。しっかりウェビナー実施の目的、ターゲット、コンテンツを考えた上で開催するかどうかを決めましょう。

自社リソースのみで開催できるか

リアル開催型イベントに比べればウェビナーは比較的少人数でも開催可能です。しかし初めてのウェビナー開催となると、慣れないことだからこそ手間取ってしまい、難しく感じることもあります。準備の段階で、配信ツールはどれにすべきか、カメラやマイクなどの機材はどれを選べばいいか、当日の段取りやツールの操作方法、集客方法など、リアルイベントでは考えなかったことを考える必要が生じます。

もし初めてウェビナーを開催するので貼れば、ウェビナー運営のサポートを依頼できる会社を探すことをおすすめします。ウェビナー配信ツールのベンダーやセミナー会場のレンタル企業などがサポートサービスを提供していることが多いです。ウェビナー運営のノウハウがあり、機材レンタルやスタジオ手配、当日のコンテンツ作成のサポートなどを受けることができます。
ウェビナーの開催にある程度慣れてくれば社内で対応できるかもしれませんが、初めて開催する場合は余計に負担が大きくのしかかります。社内のリソースに不安がある場合は、ぜひサポートの利用を検討してみましょう。

ウェビナーを初めて開催する際に知っておくべきこと

前述した検討しておくべきことを検討した結果、やはりウェビナーを開催すべきだと結論が出たら、次に初めてウェビナーを開催する際に知っておくべきことを把握しましょう。

配信方法は複数ある

ウェビナーには3つの配信方法があります。

1つ目がリアルタイムに配信するライブ配信です。

決まった日時に登壇者、参加者が合わせてウェビナーに参加します。チャット機能を活用して参加者からの質問を確認して、その場で回答することができ、参加者の温度感・リアクションによってウェビナーの進行を調整しやすい特徴があります。
一方で、決まった日時でしか参加できないため、参加者の都合によっては参加できずに見送ることになってしまい、開催日時をターゲットのライフスタイルに合わせて適切に設定する必要があります。

2つ目が録画した動画をいつでも視聴することができるオンデマンド配信です。

ターゲットが自由な時間に視聴することができるため多くの人に視聴してもらいやすく、また、1度撮影した動画をアップロードしておくだけなので、開催するたびに工数が発生するリアルタイム配信に比べて、開催側の負担も軽くなります。
一方で、リアルタイム配信のように参加者からの質問に答えたり、参加者の反応を見てコンテンツを変えるなどの柔軟な対応はできません。ウェビナーを視聴している人が視聴中に疑問を抱えてもすぐに答えることができないため、視聴後のフォローアップがしっかりできていなければ顧客を逃してしまうこともあります。

3つ目が疑似ライブ配信です。

録画した動画を配信しながら、チャットでリアルタイムに視聴者からの質問に答える形式です。この場合、当日はチャット対応のために1人が待機するだけでいいため、オンデマンドのようにコストを掛けずに、しかしライブ配信のようにリアルタイムに参加者とやり取りが可能になります。

どの配信方法を選ぶかは、予算やウェビナー運営に関わる人数、ウェビナーの内容やターゲットに合わせて選びましょう。

高い機材でなくても配信できる

初めてウェビナーを開催する際、高いカメラとマイクを用意しなければいけないのではないかと思う方が多いと思います。しかしそんなことはありません。プロが使用するような高い機材でなくても、数万円程度のものでも十分に配信可能です。最近ではスマートフォンでも高性能カメラを搭載した機種も多く、スマートフォンで撮影することも不可能ではありません。
もし社内にすでに機材があるのであれば、実際に撮影してみて、問題なく視聴できる音質・画質であるかを確認してみましょう。問題がなければそれを使えばいいですし、聞き取りづらい、画像が粗すぎて何が映っているか伝わりづらいというのであれば、新しく購入することを検討しましょう。また、配信サポートサービスを利用する場合は機材レンタルに対応していることもあるため、わざわざ購入しなくても済む場合もあります。

目標値を決めてPDCAを回す

ウェビナーを初めて開催するなら、必ず目標値を決めましょう。定性的なものではなく、定量的な目標を決めて計測するようにしましょう。そして、その目標値を達成させられるよう、PDCAを回してウェビナーの質を高めていくことが大切です。

もし一向に目標を達成できないようであれば、目標の決め方が間違っているか、ウェビナーの運営方法に問題があるか、そもそもその目標を達成するための手段としてウェビナーが適していないかのどれかです。社内で判断しづらいことであるため、そのようなときもウェビナーの配信サポートサービスに相談してみるといいでしょう。

配信サポートあり！国産ウェビナー配信ツール「ネクプロ」

国産のウェビナー配信ツールネクプロは、ウェビナー参加者の回線状況に応じて通信料を調整し、安定した配信を実現するウェビナーツールです。日本企業が制作したツールだからこそ、日本企業にとって使いやすく、また迅速なサポートが可能です。
また集客から当日の配信、その後の配信実績の分析など、ウェビナー運営をサポートすることも可能です。初めてウェビナーを開催する企業様はもちろん、社内でウェビナー配信をしていたけれどあまりうまくいかないという企業様にもご利用いただけます。必要な機能をカスタマイズで付け加えることも可能です。
実現したいウェビナーがあるなら、まずはネクプロに一度ご相談ください。