ウェビナーを開催する際、気になるのは「流れ」ではないでしょうか。当日の流れもそうですし、準備から開催当日の流れという面でも、どのようにステップを踏んでいくべきか、特にウェビナーを初めて開催する方は気になると思います。
そこでこの記事では、準備から開催当日までの流れ、また当日のウェビナーコンテンツの構成について解説します。
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目次
ウェビナーの準備から当日までの流れ
まずは準備から当日までの流れについて解説します。
基本的には、「ウェビナーの目的を決める⇒ターゲットを決める⇒内容を決める⇒日時を決める⇒集客／機材の用意／練習⇒リマインダーの送信⇒開催⇒開催後のフォロー」という流れになります。1つずつ詳しく見ていきましょう。
ウェビナーの目的を決める
まずはウェビナーの目的を決めなければいけません。サービス認知のためのなのか、契約獲得までをみこして開催するのか、または既存顧客向けのコンテンツにするかなど、ウェビナーによってその目的は様々です。
ウェビナーの目的を明確にしなければ、この後に決めるターゲットやウェビナーの内容などが定まりません。
例えば新規顧客獲得のためのコンテンツと既存顧客向けコンテンツの両方を同時に開催してしまうと、当日集まった参加者の属性がばらばらになってしまいます。仮に前半を新規顧客向け、後半を既存顧客向けのコンテンツとした場合、前半に既存顧客がウェビナーから離脱しやすく、後半に新規顧客が離脱しやすくなってしまい、最後まで見てくれる人はほとんど残らなくなってしまっても不思議ではありませんよね。
ターゲットと内容をそろえるためにも、最初にウェビナーの目的を決めましょう。もし複数ある場合は、それぞれ別の日程・内容で開催を検討しましょう。
ターゲットを決める
ウェビナーの目的が決まれば、次はターゲットを具体的に定めていきましょう。例えば新規顧客を獲得するためのウェビナーとした場合、新規顧客になり得そうな人物像を具体的考えましょう。
多くの企業ではすでに自社サービスのターゲットのペルソナを明確にしていると思いますが、「その中でも特に～な人」と絞ったり、「こんな生活を送っている」とより具体化した方が、この後の流れである内容や日時を決める際に役立ちます。
内容を決める
ターゲットが決まったら、具体的な内容を決めましょう。そのターゲットが欲しい情報は何か、どんな内容なら興味を持つかを考えましょう。
役に立つ情報・興味を持っている内容でなければ、ほとんどの人はわざわざ自分の時間を割いてウェビナーに参加しようと思いません。
また、タイトルや集客時の告知から「良さそうな内容だ！」と思って参加したところ、実際はすでに知っている内容であったり、ウェビナーでなくても知ることのできる内容であったりするとがっかりしてしまい、ウェビナーに対する満足度が下がってしまいます。集客するために魅力的なタイトルや告知を行うことも大切ですが、まずはしっかりした中身があるウェビナーであることが何よりも大切です。
日時を決める
ウェビナーの開催日時はターゲットに合わせて決めましょう。
例えば、子どもを持つ働く母親をターゲットにしたウェビナーの場合、夕方や夜の開催はターゲットのライフスタイルに合っておらず、開催しても人がなかなか集まらないことが予想されます。
一方、決裁権のある役職を持った人をターゲットにするのなら、日中はコア業務に集中したり会議に参加したりしているであろうことを想定して、就業後の時間や昼休みの30分などを狙った方が参加しやすいでしょう。
集客／機材の用意／練習
目的、ターゲット、内容、日時が決まったら、同時進行で集客／機材の用意／ウェビナーの練習を進めていきましょう。
集客は、ホームページやSNSでの告知、広告、ウェビナーやイベントの紹介サイトへの掲載、既存顧客へのメールなど様々な方法がありますが、これもターゲットに合わせて方法を検討しましょう。特に広告を用いる場合は、ターゲットに合わせた媒体の選定やクリエイティブで運用しなければなりません。
また、もちろんウェビナーを開催するには必要なものがありますので、それらの用意も同時並行で行わなければなりません。必要なものは、ウェビナー配信ツール、カメラ、マイク、当時使用する資料などです。また講師の手配や台本の制作、撮影場所の用意なども必要です。
ウェビナー配信ツールはウェビナー需要の高まりを受け、様々なツールが世に出されています。機能や料金システムなど、様々なツールがありますので、開催内容や予算に合わせて配信ツールを選びましょう。 ウェビナー配信ツールは複数社を比較検討して選ぶべきですが、ぜひ弊社の「ネクプロ」も検討いただけると幸いです。ネクプロについては記事最後で簡単にご紹介していますのでぜひご確認ください。
ウェビナーの練習・リハーサルも欠かせません。 社内の人間が講師や司会を担当する場合、しっかり練習の時間をとっておきましょう。登壇なれしている方が講師役を担当する場合でも、ウェビナーは通常のセミナーと異なり、目の前に参加者がおらず、直接反応を見ながら進めることができないため、普段と勝手が異なりやりづらいと感じることは珍しくありません。登壇慣れしていない方は特にやりづらく感じるでしょう。参加者のリアクションがないことを前提とした練習が必要です。
また、外部講師を手配する場合も、どのような内容をどの順番で話してもらうのか、当日の流れを記載した台本を用意し、社内の人間と入念な打ち合わせを行いましょう。台本は話す内容だけでなく、絵コンテのようにどんな映像で配信するのかも記載しておくと、講師と主催者で意思疎通がしやすくなるでしょう。
そして忘れてはいけないのが、ビデオやマイクなどの機材を当日担当する人や、配信ツールの操作をする人の練習です。機材やツールの操作方法の習得はもちろん、当日トラブルが起こった際の対応なども明確にしマニュアル化しておきましょう。
リマインダーの送信
開催日が近付いてきたら参加者にリマインダーを送りましょう。
特に長い時間をかけて集客を行う場合はリマインダーの有無で当日の参加率が大きく変わります。申込みから時間が経ってしまうと、ウェビナーに申し込んだこと自体忘れてしまったり、日時を勘違いしてしまったりする人がいます。そのような参加者にリマインダーを送ることで、忘れずに参加してもらうことができるでしょう。
また、当日触れて欲しい内容など、参加者に事前に質問しておきたいことがある場合は、リマインダーで一緒に触れておくと、当日直前まで意見やコメントを集めることができます。
開催
ウェビナー当日になったら、リアルタイム配信か録画配信か、どちらかの方法でウェビナーを配信します。
リアルタイム配信はその名前の通りLIVE配信のことです。チャットやアンケート機能を使って参加者とやり取りをしながら進めることができますが、トラブルが生じたときの対応力が問われます。
一方、録画配信はリアルタイム配信のように講師が参加者の反応を見て内容を調整するといったことはできませんが、すでに録画した映像を流すので、失敗したり急なトラブルが生じるといったことを防げます。また何度でも配信できるので、開催にかかるコストを削減しやすいという特徴もあります。
配信ツール次第ではありますが、録画映像を配信しながら、リアルタイムでチャットで参加者とやり取りする模擬ライブ配信といった方法もあります。
ウェビナーの目的とそれに合わせた内容、また当日の人員、予算などを考え、最適な配信方法を選びましょう。
開催後のフォロー
開催後は参加者にフォローを入れましょう。関連する内容のウェビナーの開催予定があればその案内、また商品やサービスの案内など、開催したウェビナーの内容やターゲットに合わせて案内を送りましょう。
ウェビナー後に営業する場合は、ウェビナー運営を担当する部門とセールス部門とが協力することが大切です。参加者の情報をスムーズに共有し、商談の機会に繋げていきましょう。
ウェビナー当日の流れ
ウェビナー当日の流れについては具体的なウェビナー婚点の例を挙げて説明しましょう。
＜ウェビナーコンテンツの例1＞
1.挨拶、登壇者や司会者の紹介
2.アイスブレイク
3.本題1
4.クイズやアンケート
5.本題2
6.クイズやアンケート
7.本題3
8.質疑応答
9.次回開催予定やサービスの紹介
＜ウェビナーコンテンツの例2＞
1.挨拶、登壇者や司会者の紹介
2.アイスブレイク
3.本題
4.質疑応答
5.実践
6.質疑応答
7.次回開催予定やサービスの紹介
8.アンケート
登壇者の講演が主な内容となるウェビナーでは、参加者の集中力を落としたり、関心を逃さないために、途中でクイズやアンケートなど、参加者が主体となる時間を設けましょう。次に話す内容を3択にし、アンケート結果でどれを話すかを決めるのもいいでしょう。
また、ツールなどの技術習得のためのウェビナーの場合は、説明の後に実践のための時間を設けると良いでしょう。参加者各自がウェビナーの説明を見ながらツール操作をすることで、実践の場から生まれた質問をすぐに講師に確認することができ、参加者の満足度も高いウェビナーにすることができます。
ウェビナーはどこからでも参加でき、開催型に比べて多くの人に参加してもらえるものですが、対面ではないからこそ、参加者の注意を引き続けるための工夫が必要です。参加者に主体的に考えてもらったり、行動してもらったりするような時間をあえて設けることで、ウェビナー途中での離脱を防ぐことができます。
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