オンラインカンファレンスとは？Webイベントで企業の認知度を高める方法を徹底解説！

近年、ビジネス業界では「オンラインカンファレンス」が急速に広まっています。
働き方改革やコロナ禍により、ウェビナーなどのオンライン会議ツールが浸透し、これまではリアルなイベントとして開催されていたカンファレンスのオンライン化が進みました。

そして現在では、オンラインでしか実現できないカンファレンスを行う企業も増えています。 しかし、オンラインカンファレンスはまだまだ始まったばかりで、具体的な内容が分らない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は「オンラインカンファレンス」の意味や拡大する背景、メリットやデメリットを詳しく解説します。
これからオンラインカンファレンスを導入しようとお考えの企業経営者はもちろん、営業担当者やマーケターを含めた企業のリーディングプレイヤーの方も、ぜひ参考にしてください。

カンファレンスとは？

カンファレンスとは、もともと医療業界で「会議」のことを指す言葉です。
それが近年、ビジネス業界でも使われるようになりました。 ただし、医療業界とビジネス業界では、同じカンファレンスでも意味合いが若干異なります。ビジネス業界のカンファレンスは「特定の専門家を招待し、外部に向けて開催する大規模な会議」を指すケースがほとんどです。これに対し、医療業界では大規模な会議だけでなく、小規模な打合せもカンファレンスと呼びます。しかし、ビジネス業界では社内で行う小規模な会議の場合「ミーティング」と呼ぶ方が馴染み深いのではないでしょうか。
このようにビジネス業界におけるカンファレンスとは、ミーティングよりも規模が大きく、さらに外部に開かれた専門性の高いイベントのことを指します。

オンラインカンファレンスが広まった背景

オンラインカンファレンスが急速に拡大した背景にはいくつか理由があります。
その中でも、特に影響を与えたのが「コロナ禍でのリアルなイベントの中止や自粛」と「オンライン環境の充実」と言えるでしょう。 2020年以降、新型コロナウィルスの蔓延により、さまざまなスポーツや文化的なイベントが中止されました。またそれ以前から政府によって推奨されてきた「働き方改革」の一環である「リモートワーク」が一気に増加し、企業や各家庭内でのインターネット環境も充実しました。 ビジネス関連のカンファレンスでは、比較的オープンな環境で多くの人員を動員して開催されることが多くなります。そのため、現在は開催すること自体が難しいのが現状です。
その点、オンラインカンファレンスは、参加者が自宅などの限定された空間から視聴できます。しかも、今では多くの企業がウェビナーなど何らかのオンライン会議ツールを導入しており、ビジネスパーソンの大半が使用できる環境が整っています。

オンラインカンファレンスのメリット

このように、オンラインカンファレンスは今後増々、企業による活用が広まっていくと考えられています。 そこで、以下ではオンラインカンファレンスのメリットについて解説します。

オンラインカンファレンスのメリットは、大きく分けて以下の4つがあります。

1. 参加人数に上限がない
2. 国内外のどこからでも参加できる
3. 専門家が参加しやすい
4. オフラインカンファレンスよりも質問や意見がしやすい

それぞれについて解説します。

参加人数に上限がない

オンラインカンファレンスは、オフラインと違い、参加人数に上限がありません。 オフラインでは、企業の予算に応じて会場のキャパシティが制限されるため、基本的にあらかじめ参加人数を決めてから開催されます。
しかし、オンラインカンファレンスでは、使用するウェビナーツールや通信環境を整えることで参加する人数の制限をなくすことが可能です。

国内外のどこからでも参加できる

オンラインカンファレンスは、原則としてインターネット環境さえ整っていれば、国内外のどこからでも参加可能です。そのため、海外や地方にある企業や個人、在宅勤務の方など、コロナ禍や予算の都合でこれまで参加できなかった方でも比較的簡単に参加できます。
また主催する側も、ゲストの交通費や宿泊費はもちろん、社内のリソースや会場にかかる経費を大幅に節減できるメリットがあります。

専門家が参加しやすい

カンファレンスをオンライン化することで参加しやすくなるのは視聴者だけではありません。講師やゲストコメンテーターなどの専門家も参加しやすくなります。 カンファレンスでは、特に専門的なテーマを扱うことが多いため、専門家の参加が不可欠です。
オンラインカンファレンスであれば、遠方にいる専門家や、長距離移動の難しい高齢の専門家でも参加してもらえる可能性が高まります。そして、著名なゲストに登壇してもらうことで、カンファレンスの価値を高めることが可能です。

オフラインカンファレンスよりも質問や意見がしやすい

オンラインカンファレンスでは、参加者が質問や意見を出しやすいという特徴があります。オフラインカンファレンスの場合は、参加者に質問や意見を出してもらう機会が限られます。しかしオンラインカンファレンスでは、チャット機能を使うことで、誰もが思った時にすぐに質問や意見をだすことができます。
また、アンケートや投票機能を活用すれば、その場で集計も可能です。
そのため、比較的大規模なカンファレンスでも参加者の質問や意見を大切に扱い、視聴者にとってより有益な情報をリアルタイムに提供できます。

オンラインカンファレンスのデメリット

オンラインカンファレンスにはデメリットもあります。 デメリットを理解することで、より精度の高いカンファレンスを実施できるため、必ず確認してください。

オンラインカンファレンスのデメリットには、以下の3つがあります。

1. 視聴者が離脱しやすい
2. 会場の盛り上がりを共有しづらい
3. 通信環境が必要となる

それぞれについて解説します。

視聴者が離脱しやすい

オンラインカンファレンス最大のデメリットは、視聴者が簡単に離脱できるという点です。オフラインのカンファレンスでは、せっかく訪れた会場から途中退出する視聴者は少ないでしょう。しかし、オンラインの場合はPCの画面を閉じるだけで離脱できるため、内容に満足できなければすぐに離脱します。

会場の盛り上がりを共有しづらい

オフラインカンファレンスでは、多くの参加者が同じ場所に集う環境により、会場全体が盛り上がりやすいメリットがあります。しかしオンラインでは、なかなか「場の雰囲気」を共有できない難しさがあります。そこで話し上手なMCを招いたり、カンファレンスをどのように盛り上げるかをしっかりとシミュレーションした上で開催しましょう。

通信環境が必要となる

オンラインイベントは、比較的簡単に開催できるのがメリットです。
しかし、大規模なカンファレンスを行うためには、それなりの通信環境が必要です。 通信環境が悪く、配信が途中で止まるようなアクシデントが起こると、離脱者が増えたり、主催者側の信用が落ちる可能性もあります。またオンラインカンファレンスを視聴する参加者は、スマートフォンやタブレットなどを使って無線通信を使うことが多いため、参加者側の通信環境が悪くなり視聴できないケースもあります。

そこで、リアルタイムだけでなく、オンデマンド配信を併用することもおすすめです。

オンラインカンファレンスを開催する場合は、上記のようなメリットやデメリットを理解したうえで企画、運営することが重要です。

オンラインカンファレンスのまとめ

さまざまな情報がインターネット上に溢れ、その信憑性が疑問視されることが多くなった現代においては、専門家による事実に基づいた話が聞きたいという声が増えています。 そこで大規模なカンファレンスが、これまで東京や大阪などの大都市圏で開催されてきました。

しかし、コロナ禍をきっかけに、カンファレンスは「どこでも・だれでも」開催できるものとなりました。これまでは、大企業しか開催できなかったカンファレンスが、中小やベンチャー企業でも開催可能です。

正しい情報や新しい技術、発想を世界に発信することは、企業のブランディングにも大いに役立つでしょう。 オンラインカンファレンスの開催については、別の記事にて紹介しますので、ぜひご参照ください。