最近では、インサイドセールスやフィールドセールス、広告など、さまざまなビジネスシーンで動画が活用されています。 その中でも、とくに働き方改革などによるリモートワークの増加により、社内教育や研修に動画を活用する企業が増えています。
実際に社内教育や研修に動画を活用できれば、コストや工程を大幅に削減可能です。 そこで今回は、社員教育に動画を活用するメリットや実施方法、動画を作成するポイントについて徹底解説します。
企業で社員教育などに関わっている方は、ぜひ参考にしてください。
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目次
社員教育や研修に動画を利用するメリット
社員教育や研修に動画を活用することは、動画研修を受ける社員と、動画研修を実施する会社の両方にメリットがあります。
動画研修を受ける社員のメリット
動画研修で教育を受ける社員側のメリットには「動画の方が理解しやすい」ことと「自宅で研修が受けられる」ことの2つのメリットがあげられます。 従来の講義方式の研修では、紙媒体のテキストを事前に準備し、文章や画像と口頭の説明などを通した講義を進めていくのが主流でした。
しかしこのような手法では、実際の業務に関する理解度が低いだけでなく、忘れやすいという問題があります。そこで研修に動画を用いることにより、視覚と聴覚で直感的に伝えられます。動画での説明は、テキストよりも伝わる情報量が格段に多く、受講者の記憶にも残りやすくなるのです。
また、動画による研修は自宅でも受けられるという大きなメリットがあります。働き方改革やコロナ禍により、自宅でリモートワークを指示される社員の方が増加してるいま、動画で研修を受けることで会社に行く必要がなくなり、しかも質の高い業務を遂行できるのです。
また、受講者にとっては、自分の都合の良い好きな時間に研修を受けられるのもメリットと言えるでしょう。しかも、わからないところは何度でも視聴できるため、業務の質の向上にも期待できます。
動画研修で教育を実施する企業側のメリット
動画研修により、教育を実施する企業にもメリットがあります。 具体的な企業側のメリットは「時間や場所を準備しなくて済む」「教育の質を保つことができる」「教育コストを削減しながら業務を効率化できる」ことの3つです。
研修を動画で実施することにより、これまで必要であった時間や場所を準備する必要がなくなります。これまでの通常の講義であれば、会場や講師の準備だけでなく、受講者の旅費交通費などの負担もありました。
またいくら同じ研修をしても、従来の方式では講師の熟練度などによってはバラつきが出やすい欠点がありました。しかし、動画を使うことで、質の高い研修が可能となります。
社員教育や研修に動画を導入することで教育コストを削減できるのも、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。通常の社員教育や研修では、会場や講師だけでなく、社員を同時に集めることで、その当日の業務に大きな影響が出てしまいます。
しかし、動画研修であれば、ネット環境とスマホやパソコンだけで場所や時間を問わず教育ができるため、業務に大きな弊害が出にくくなります。
社員教育・研修動画の方式
社員研修などで使われている動画の方式には、さまざまな種類や特徴があります。 ここでは、その中でも最もよく使われている動画の方式を紹介します。
セミナー方式
セミナー方式の動画は、実際に講義方式の研修動画を撮影し、社内で研修動画として用いる方法です。 セミナー方式の動画研修は、定期的に行う研修に使用すると効果的です。
特に毎年行う新入社員研修などに繰り返し同じ動画を利用することにより、研修のコストや手間を大幅に削減可能となります。
マニュアル方式
マニュアル方式の動画は、業務マニュアルや接客マニュアルなどを動画で教育する方法です。
このような教育や研修で動画を使用しても、一定レベルの研修内容の質を確保できるため、あとは現場で確認作業を行えば問題ないケースも多いでしょう。
テキストベースではどうしても伝わりにくい内容も、動画では具体的に伝えることができます。特に接客やクレームへの対応などは、動画を活用した方が伝わりやすいでしょう。
ドキュメンタリー方式
ドキュメンタリー方式は、社員へのインタビューや顧客からの声などを動画で撮影し、ストーリーを持たせて見せることです。
とくに新人研修や教育では、動画を視聴することで感情移入や強いインパクトを与えることが可能です。
動画を用いることで、言葉では表現しにくく伝わりにくい内容でも、ダイレクトに伝わることでしょう。
社員教育や研修動画の種類
それではここで、社員教育や研修に使われる動画の種類を紹介します。ただし、社員教育や研修で使われる動画の種類は業種によって異なるため、自社に合った動画を選んで活用しましょう。
新入社員研修
研修動画で最もよく活用されるのが「新入社員研修」です。 新入社員研修で動画を活用することで、新入社員が入る度に行っていた研修を無くし、業務やコストなどにかかる負担を減らすことができます。
動画を制作する際のポイントは、特に詳しい説明が必要な箇所を強調するため「よくある間違い」や「よくある質問」などをあらかじめ用意して、動画に盛り込むなどの工夫をしましょう。
このような工夫によって、研修を受講する新入社員の理解度を深めることができるでしょう。
また、動画に飽きないように、ユーモアを織り交ぜたオリジナル動画を作成する企業もあります。
営業・接客マニュアル
研修動画は、営業・接客マニュアルとしても広く使用されています。
営業・接客マニュアルで動画を活用するポイントは、営業や接客の仕方やマナー、クレーム対応のポイントなど、各目的ごとに具体的な対処法をわかりやすく説明することです。
テキストでは伝えることができない声のトーンや笑顔の作り方など、動画でしか表現できないポイントをしっかりと伝えられる動画づくりを心がけましょう。
操作マニュアル
また、操作マニュアルを動画で作成するのも非常に効果的です。 操作マニュアルに動画を活用することで、 自社で取り扱う商品やサービスの特徴や使用方法などをわかりやすく伝えることができます。
また工場などの製造現場では、作業工程はもちろん、危険な作業や注意点などを動画にすることで、より早くより安全に作業に従事することができるでしょう。
社員教育や研修用の動画を作成するポイント
動画を使用した社内研修には多くのメリットがあるものの、作り方を間違えてしまっては伝わりにくいコンテンツになってしまいます。ここでは社内研修用の動画を作成する際のポイントについて見ていきましょう。
動画の目的を明確にする
このような社員教育や研修用の動画を作成するポイントは、まず動画の目的を明確にして、伝えたいことを絞りこんでから作成することが大切です。
これは広告の手法と同じで、ついたくさんの情報を1つの動画に詰め込みたくなりますが、それでは一番伝えたいことがぼやけてしまい、伝わらない可能性が高くなります。
動画を制作する際は、まず最初に目的を受講者に分かりやすく説明できる内容にしましょう。 目的が決まれば、そのために伝えるべき内容を書き出します。そして、どのような順番で伝えれば良いか、またどのような構成で説明するかをシナリオにします。
一方通行にならないよう心がける
社員教育や社内研修用の動画を作成する際は、受講者側に一方通行にならないような工夫が必要です。ただ伝えたい内容を並べるのではなく、動画の途中で実際に手を動かしたり、クイズや問題を出題したりと、受講者がより理解度を深めやすくなるよう工夫しましょう。
ただ受講者側が情報を受け取るだけでなく、「自分の頭で考えさせる」ことで、より教育や研修の効果が高められます。
より短いコンテンツにする
再生時間が短いほうが再生までのハードルが低く、集中してコンテンツを視聴できる特徴があります。また数十分の動画に比べると数分程度の短いコンテンツであれば、すきま時間にも再生しやすいこともメリットです。研修内容を覚えるためには、何度も同じ内容を学習する必要も出てくるでしょう。
動画コンテンツは短ければ必要なシーンを何度も見返せるため、さらに理解度を深められます。コンテンツ内容を細分化し、長くなりすぎない動画作りを心がけましょう。
動画はまとめて分かりやすく管理する
社内では数々のファイルを取り扱っているため、しっかり管理しなければ研修動画が埋もれてしまいます。困ったときにすぐ動画に辿り着けるよう、動画をジャンルに合わせてフォルダ分けするなど、分かりやすく整理してまとめておきましょう。
特に動画では、思いのほか多くの情報が入るため、しっかりと情報整理して見やすい動画になるように心がけましょう。
社内研修用の動画を作る手順
研修動画を作成する際は、動画に必要な情報をリストアップしたうえで、過不足ない内容になるよう進める必要があります。ここでは動画の作り方や手順について紹介します。
社内研修のゴールや目的を設定する
前述のとおり、社内研修は目的を明確にしておくことが大切です。研修の意図を伝えたうえで実際の業務につなげられるよう、研修終了後に達成しておきたい目標やゴールを設定しておきましょう。
説明して終わりではなく、受講者が納得して理解したうえで目標達成ができるようなコンテンツを作ることが重要です。
動画のテーマと必要な本数を決定する
必要な動画テーマをリストアップし、各動画のなかで最も伝えたい内容を決定しておきましょう。「1本の動画で伝える内容は1つ」を意識し、1本の再生時間が長すぎないようにすることが大切です。
またおおよそ何本ほどの動画が必要になるのかについても確認しておきましょう。
事前にどのくらいの本数が必要かを把握しておけば、社内でコンテンツ作成を分担して効率よく進められます。
更新予定や担当者を決める
社内のルールや規定が変更になると、社内研修用の動画を更新する必要が出てくるでしょう。
動画が古くなり実際の業務とルールが異なると、現場が混乱する原因になります。あらかじめ「何年に1度更新する」などを決めておきましょう。
また動画の更新はだれが担当するかなどについても相談しておくことで、よりスムーズに更新できるでしょう。
動画作成を進める
動画作成の際は、著作権についても注意しましょう。社内研修の資料内に雑誌や書籍のコピーを貼る、引用せずに文章を転載する、無断で画像を使用するなどといった場合は、著作権侵害になる可能性があります。参考にしたサイトや書籍、文献などがある場合、必ず引用元を明示しておきましょう。
まとめ
このように、社員教育や研修に動画を活用することにより、費用以外にもさまざまな工程を減らし、業務の効率化を進めることができます。
また、テキストベースの研修では伝わりにくかったことを分かりやすく伝えることができたり、繰り返し苦手な個所を反復して視聴できるため、社員のサービスや営業の質が向上するといったメリットも期待できます。
これまでの講義によるリアルな社員教育や研修よりも、効率が良いのが動画研修です。 そこで、動画研修をまだ取り入れていない企業の方は、ぜひこの記事を参考に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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