インターネットがインフラとして整うにしたがって今までになかったさまざまなサービスが登場し、生活やビジネスに新しいスタイルが生まれました。新しいサービスの1つであるウェビナーは、距離や時間、場所の壁を超えて人々をつなげ、新しいビジネスのスタイルを可能にしました。
海外ではすでに一般的なマーケティングツールとして広く普及しており、米国では6割以上の企業が導入しているという調査結果もあります。近年は、日本においても情報発信・情報収集の手段の1つとして大いに注目されています。また、コロナ禍で多くの人が同じ所に集まって3密になることを避けなければいけないという情勢下にもマッチした手法です。
この記事ではウェビナーを成功させるコツ、そのコツを確実に押さえるための方法、およびウェビナーツール「ネクプロ」をご紹介します。
目次
ウェビナーとは？意味と役割を解説
ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語であり、オンラインセミナーやウェブセミナーとも呼ばれています。
これまでリアル会場で開催されていた講演会や説明会、商品紹介などをオンライン上で開催する形式です。ウェビナーは、インターネット環境があれば、パソコンやスマホからいつどこにいても参加できます。参加者はカメラやマイクをオフにして視聴できるので、オフラインで実施される従来のセミナーより気軽に参加しやすく、より多くの人が参加できる可能性が広がりました。
ウェビナーの使い方や実施方法、おすすめツールなどウェビナーについてのまとめ記事はこちらからご覧ください。
ウェビナーの種類3つ
ウェビナーには、大きく分けて3種類の方法があります。
- リアルタイム配信
- アーカイブ配信（収録）
- ハイブリッド配信
ここでは、それぞれ上記3つの種類について解説します。
リアルタイム配信
リアルタイム配信は、あらかじめ設定した日時にリアルタイムで配信するウェビナーです。
ライブ配信で実施されるので、主催者と参加者が双方向にコミュニケーションを取りながら進行することができます。
参加者の質問に答えたり、反応を見ながら配信をすることで、実際のセミナーにより近い形でウェビナーを開催できる点がメリットです。
一方で、リアルタイム配信で実施する分、突発的なトラブルが発生する可能性があります。映像や音声トラブルにすぐ対応できるよう、体制を整えておかなければなりません。
アーカイブ配信
アーカイブ配信は、あらかじめ録画しておいた動画、もしくはリアルタイム配信のアーカイブ動画を配信するウェビナーです。アーカイブ配信は、決まった時間に視聴するのが難しい人でも参加しやすく、主催者側は、動画コンテンツをブラッシュアップしやすいメリットがあります。
ただし、一方通行のコミュニケーションとなるので、リアルタイムで質問や相談を受けることはできません。
ハイブリッド配信
ハイブリッド配信は、リアル会場とオンライン会場のどちらも参加者がいる形式のウェビナーです。
通常のセミナーと同様に開催しつつ、参加者はオンラインでセミナーに参加することができるため、セミナーとウェビナー両方のメリットを持ちます。
オンラインの参加者と、会場の参加者が一体感を味わえる工夫が必要です。
ウェビナーのメリット・デメリット
ウェビナーにはいくつかのメリット・デメリットがあります。
メリット1. コストを抑えられる
メリット2. 顧客層が広がる
デメリット1. 配信トラブルが発生しやすい
デメリット2. 交流を深めにくい
ここでは、上記のメリットとデメリットをそれぞれ解説します。
メリット1. コストを抑えられる
リアル会場で実施されるセミナーは、会場のレンタルや資料の配布、ドリンクの準備などのコストがかかります。大規模なセミナーになればなるほど、よりコストや手間が増加するでしょう。
ウェビナーは、利用するツールによっても異なりますが、無料のツールを利用すれば0円から実施することができます。
Webカメラやマイクなどの初期費用はかかるものの、オフラインで開催されるウェビナーに比べると、コストはほとんどかからないといえるでしょう。
メリット2. 顧客層が広がる
リアル会場で実施されるセミナーに比べて、ウェビナーは参加者がより気軽に参加できます。
わざわざ会場に出向く必要がなく、興味が少ない場合でも「とりあえず参加してみよう」となりやすい傾向です。「興味はあるけど会場が遠い」「気になるけど参加するのはハードルが高い」と参加に至らなかった層も集客できます。
距離の障壁があった見込み顧客から、成約には遠いが関心はある滞在顧客まで。幅広い層を集客できる点がメリットです。
デメリット1. 配信トラブルが発生しやすい
ウェビナーはリアルタイム配信で実施されることも多く、映像や音声などの配信トラブルが起こりやすいことがデメリットのひとつです。
「配信が始まらない」「画面がチラつく」「雑音が入る」などの不具合が起きやすく、すぐに対処できるよう体制を整えておく必要があります。
利用するウェビナーツールによっては、トラブル発生時にサポートしてもらえることもあるので、事前にサポートの有無についても確認しておくといいでしょう。
デメリット2. 交流を深めにくい
ウェビナーでは、セミナー終了後に名刺交換や食事会などの交流を深める機会がありません。
ウェビナーは、オフラインで実施されるセミナーに比べて、主催者や参加者同士の人脈が広がりにくいといえるでしょう。もし親睦を深めたいのであれば、主催者が交流の場を設ける必要があります。
ウェビナーを成功させる10個のコツ
ここではウェビナーを成功させる10個のコツをご紹介します。
1.定量的目標を定め、効果を計測する
ウェビナーの企画を始める際には定量的な目標を定め、効果を数値で計測できるようにします。 数値化することで、PDCAサイクルを回して目標がどこにあるのか、効果はどの程度だったかを客観的に評価し、より効果的なウェビナーの開催に繋げていくことができるのです 。
例えば、集客数を増やすことが目標であれば、ウェビナーの参加者数やそこから商談などの次のステップに進む人の割合を目標値として設定し、その結果を数値で検証します。参加者数の見込みが立てられないなら、1回のウェビナーで見込み顧客を5人獲得するとか、参加者の5%を商談化へ進めるといった目標を立ててもいいでしょう。他にも商品の周知が目的ならウェビナー終了後にクイズ形式で商品のことを聞き、その正答率でウェビナーの理解度を見るということもできます。
2.ターゲットが“暇そう”な時期や時間で開催する
ウェビナーの開場に10分、講演に30分から40分、質疑応答に10分から20分取るとすれば合計で1時間参加者を拘束することになります。ウェビナーは会場に足を運ぶ必要がなく、いつでも開催できるとはいえ、参加者に一定の時間はパソコンやスマートフォンの画面を見てもらう必要があります。したがって、ターゲットとする参加者のスケジュールが空いている時期や時間を選んで開催するようにしましょう。
具体的には仕事の納期が迫っていると思われる週の末や月末は避けた方がいいでしょう。また、朝の出社直後や夕方の終業時間近くは、参加者がメールや電話の処理をしている可能性が高いので参加率が上がりません。月や週の半ばで、午後の早い時間帯なら参加者も時間を割ける可能性が高いでしょう。
3.集客の際に参加のメリットをアピールする
ウェビナーの開催を告知して集客する際には、ただ単に日時と題目だけをアナウンスするのではなく、積極的に参加のメリットをアピールするようにしましょう。一般的なメリットとしては、自宅からでも会社からでも場所を選ばず参加できること、タブレットやスマートフォンでも参加できること、移動のための時間を取る必要がないこと、交通費がかからないことを周知し、参加のハードルが低いことをアピールします。
そして、ウェビナーのコンテンツが見るに値するものであることも強調します。 ウェビナーに参加することで世の中の最新の情報や動向が分かること、会社のWebページやマスメディアの広告では分からないことを知ることができること、ウェビナーの中で会社の担当者に質問ができて理解を深めることができるといったメリットをアピールしましょう 。
4.リアルタイム配信と録画配信を内容に応じて使い分ける
ウェビナーにはあらかじめ時間を決めて配信するリアルタイム配信と、録画した画像を配信する録画配信の2種類があります。
リアルタイム配信は参加者とディスカッションをしながら進めることができるので、臨場感のある双方向性が特徴です。参加者はウェビナー開催中にいつでも質問をすることができます。 一方、 録画配信は画像を編集できるので、字幕やスライドなどを入れて視覚効果を高め、内容を充実させることが可能です。
速報性が求められる内容のものを流す場合や、参加者の反応を見ながら進めたいならリアルタイム配信を用い、配信内容の理解を深めたいなら録画配信を用いるなど、内容に応じて使い分けましょう。また、リアルタイム配信の場合でもセミナーを録画しておいて後日公開すれば、当日参加できなかった人や参加したけれどももう一度見たいという人も視聴できます。
5.本番前のリマインドメールは必ず送る
参加者は、参加申し込みの日からウェビナー開催までの間が長ければ長いほど参加申し込みをしたことを忘れてしまい、欠席につながります 。その対策としてリマインドメールは必ず送りましょう。リマインドメールでウェビナー開催を思い出してもらえば、当日のスケジュールを調整して参加してもらえる確率が高くなります。
リマインドメールを配信するタイミングは、ウェビナー開催の2週間前、1週間前、3日前、前日あたりがいいでしょう。その際、ウェビナー紹介ページを訪れているが申し込んでいない人にもメールを配信して参加を促すと集客数のアップにつながります。リマインドメールには開催日時、開催時間、セミナー名、セミナー内容、講師プロフィール、推奨視聴環境を記し、スムーズな参加ができるように心掛けます。
6.映り具合、聞こえ具合を事前チェックする
ウェビナー配信のために必要な機材は、パソコン、カメラ、マイク、インターネット回線です。パソコンはプレゼンテーション資料を問題なく表示できるか、カメラは講師の表情をはっきりと映すことができるか、マイクは講師の音声をクリアに拾えるか、インターネット回線は安定して配信できる帯域を確保できているかなどをチェックします。
カメラは、外付けのWebカメラがあれば映りが良いためおすすめですが、ノートパソコンに内蔵されているカメラでも映り具合を見て解像度が十分であれば構いません、また、マイクはヘッドセットを使用して講師の声を拾うと同時に参加者からの問いかけの音声を聞き取れるものを使用し、聞こえ具合を事前にチェックしましょう。
7.話の“うまい”講師を採用する
ウェビナーは会場開催型のセミナーとは違い、参加者が会場にある椅子に座って説明を聞いているような緊張感がなく、集中力が途切れやすい傾向があります。また、興味がなくなったらいつでも途中離脱できるという環境にあります。
ウェビナーを最後まで見てもらうには、内容が参加者の興味を引きつけるものであることに加えて、 講師が参加者の注意を逸らさない話術を持っている必要があります 。
そのためには講師が一方的に話すのではなく、参加者にも積極的に発言させて双方向のコミュニケーションを取って緊張感を持続させる工夫も大切です。もし専門的な知識があっても話す技術がない、自信がない場合はプロのフリー司会者に進行を任せるのも一つの手です。
8.本番中、参加者の意識を向けさせる仕組みを用意する
ある調査によれば、ウェビナー視聴者の半数以上は他のことをしながら流し見していたという調査結果があります。集中して見ていたという人は4割以下と、ウェビナー視聴環境は会場開催型のセミナーよりも気が散り易いものであることが分かります。
ウェビナーの内容を十分に伝えるためにも、参加者には集中して見てもらう工夫が要ります。そのためには、本番中に参加者の意識を向けさせる仕組みを用意することです。
例えば、プレゼンテーション資料に視覚的な効果を持たせて驚かせるような演出をして参加者の注意を引いたり、クイズや途中アンケートを実施し、その結果を発表してウェビナーに参加していることを実感できる工夫をしたりするといいでしょう 。
9.本番中のトラブルに対するマニュアルを用意しておく
機材を事前にチェックしていても本番中には思わぬトラブルが起こるものです。そんな時に慌てないようにトラブルに対するマニュアルを忘れずに用意しておきましょう。当日になって音声が聞こえない、画像が映らないといったトラブルはよくあります。きちんと接続できるように回線の帯域や視聴用のブラウザの種類やバージョンが適切なものであるかを確かめるチェックリストを用意しましょう。チェックリストを用いてチェックを行うことでトラブルを未然に防ぐことが可能です。
また、音声が不明瞭だったり、ハウリングしたりする場合はマイクとスピーカーのボリュームや位置を確かめる手順、画像が不鮮明で講師の姿がよく見えない場合はカメラと照明を調節するなどの手順を示したマニュアルがあると安心です。
10.参加者フォローと振り返りは必須
ウェビナー開催の効果を最大化するには参加者のフォローと振り返りは欠かせません。会場開催型のセミナーなら潜在顧客が現地に来ているので開催後にそのままアプローチすることができますが、ウェビナーではそうはいきません。
そのため、 ウェビナー開催中に顧客データを集めて、そのデータを元に継続的にフォローすることが大切です。
フォローはウェビナー開催後から時間をあけずに行った方が効果的です。翌々日やそれよりも遅くなると反応率が下がるとされていますので、遅くとも開催日翌日にはアプローチができるようにしておきましょう。フォローといってもいきなり売り込みのメールを送っては相手が引いてしまうので、ウェビナーに参加してくれたことへのお礼のメールを配信します。お礼メールの中で次のステップへ誘導できれば潜在顧客の獲得につながります。
ウェビナーのコツを確実に押さえるための方法
ウェビナーを成功させるコツを紹介してきましたが、コツを分かっていても完璧にカバーできるとは限りません。ここでは、そのような時の対策方法についてご説明します。
ポイントチェックシートを作成する
第1章で挙げたそれぞれのコツについてポイントチェックシートを作成しましょう。そして時系列に一つずつチェックしていきます。ポイントチェックシートに盛り込むべき項目は以下の通りです。
1.ウェビナー開始前
- ウェビナーツールの起動確認
- 音声・画像の確認
- 投票・チャットの文面作成
- 投票チャットのタイミング確認
2.ウェビナー開始直前
- プレゼンテーション資料の投影
- マイク・カメラのOn
3.ウェビナー開始後
- 講師投影
- ウェビナーツール操作方法の説明
- チャット操作確認
- 投票操作確認
- プレゼンテーション資料の共有開始
- 講師発表開始
- アンケート操作
- 質疑応答進行の確認
各マイルストーンでは誰が担当者か、具体的に何を用いて何をするのか、完了したか、まだ完了していないのかのステータス管理をし、それを見て全体管理の責任者が進行状況を把握しましょう 。
プロによるサポートを受ける
ウェビナーを初めて開催するとなるとどこから手を付けていいのか迷う方もいるでしょう。そのような時はプロのサポートを受けるのも一つの手です。
ウェビナー参加申し込み用フォームの作成や申込者への事前案内メールの作成から、撮影と配信サポート、フォローメールの作成など、ウェビナー開始前から終了後までサポートをしてくれる会社もありますので、ウェビナー開催に不安がある場合は手厚いサポート体制の整っているツールを利用するといいでしょう。
準備と練習が1番の成功の元
Appleの創業者でCEOだったスティーブ・ジョブズ氏はプレゼンテーションの名手だったと言われていますが、彼はプレゼンテーションを行う数週間前から準備を始め、本番の1、2日前にはリハーサルを何度も繰り返し行って練習し、本番に備えていたそうです。
そこまでしないにしても、ぶっつけ本番でウェビナーに臨むのはおすすめできません。必ず事前に実際にプレゼンテーション資料を再生しながら声を出して説明し、ペースの配分を確認しましょう。ウェビナー本番中に落ち着きがなかったり、自信がなかったりすると参加者に伝わってしまうものです。 入念な準備と練習が1番の成功の元です 。
発表する内容をしっかりと身に付けて、落ち着いて本番を迎えましょう。
ウェビナーツールの選び方
ウェビナーを開催するには、ウェビナーツールの利用が必要不可欠です。ウェビナーツールの選び方には4つのポイントがあります。ここでは、それぞれの選び方について解説します。
ウェビナーの目的に沿っているか
ウェビナーの目的によって、最適なツールは異なります。
たとえば、大人数に向けて講演や宣伝を行う大規模なウェビナーであれば、多くの人数が参加できるツールが必要です。少人数でコミュニケーションを取るスタイルなら、音質や画質にこだわったツールを選ぶといいでしょう。まずはウェビナーを開催する目的を明確にして、ツールを選定しましょう。
料金プラン
ウェビナーツールには無料ツール・有料ツールがあり、料金プランは大きく異なります。
無料ツールは0円から始められるものの、有料ツールに比べて機能が制限されています。また有料ツールの中でもプランによって利用できる機能は変わってきます。自社の予算や機能に応じて、料金プランを検討しましょう。
必要な機能があるか
利用するウェビナーツールに必要な機能があるかどうかも確認しましょう。たとえば、アンケート機能やチャット機能、顧客管理機能、視聴ログ分析など、目的に合わせて選定する必要があります。
リアルタイム配信か、オンデマンド配信かでも必要な機能は異なるので、まずはどのような配信を実施するのかを確認しましょう。
サポートが充実しているか
ウェビナーでは、音声や映像トラブルが発生する可能性があるでしょう。そのような場合、主催者側の迅速な対応が求められます。
しかし、デジタルリテラシーが低いとすぐに対処できず、参加者にストレスを与えてしまう原因になり得るのです。
そのため、サポート体制が充実しているツールを選ぶことをおすすめします。日本語でのサポートを主にしている国産ツールであれば安心です。
おすすめのウェビナーツール5選
「どのツールがいいのか分からない」という人に向けて、ここではおすすめのウェビナーツール5つを紹介します。
ネクプロ
ネクプロは、LP・メール配信・アンケート・行動分析など、ウェビナー開催に必要な機能がすべて備わったツールです。
東証一部上場や官公庁などの間で導入されており、セキュリティ体制も充実しています。ツールの機能だけでなく、ノウハウと運用サポートも提供しているので、効果的にウェビナーを実施したい方におすすめです。
zoomウェビナー
Zoomウェビナーは、オンラインコミュニケーションツール「Zoom」のオプション機能です。最大500人〜10,000人以上の参加者に向けてウェビナーを開催でき、接続の安定性に長けている点が特徴。ZoomはWeb会議でよく利用されていることもあり、数あるツールの中で人気の高いツールのひとつです。
コクリポ
コクリポは、とにかく簡単にウェビナーを実施することに特化したウェビナー専用ツールです。タイトルや概要、開催日時を入力するだけでウェビナー集客・案内のページが完成します。参加者はURLをクリックするだけで参加できます。丁寧な操作マニュアルとサポート体制、データ管理もお任せできるので、はじめてのウェビナー開催をする企業におすすめです。
V-Cubeセミナー
V-cubeセミナーは、大規模配信に向いたウェビナーツールです。26,000人まで同時接続ができ、安定性が高いため配信トラブルを極力避けられることが特徴です。また準備から開催まで万全のサポート体制が整っており、配信準備からテクニカルな面までプロが徹底サポートします。
Live on
LiveOnは、高音質・高画質なウェビナーが実施できるWeb会議システムです。音声遅延と音切れを極力回避する独自の機能を採用しているので、ストレスのないウェビナーを開催できます。少人数でコミュニケーションを取るウェビナーを行いたい方におすすめです。
ウェビナー初心者にも使いやすいウェビナーツール「ネクプロ」のご紹介
ここでは、ウェビナー初心者にも使いやすいウェビナーツールのネクプロをご紹介します。
ウェビナーツール「ネクプロ」
ネクプロはセミナーを中継するのみならず、開催前の集客からメール配信、当日の配信、キャンペーンマネージメント、アンケート、そして開催後の参加者分析までが全てワンストップで実行可能なウェビナーツールです。
参加者の継続率とLTV（Life Time Value：顧客生涯価値）を最大化させ、見込み顧客を獲得し、営業機会を創出します。
会場開催型のセミナーと比べて高い集客率を持ち、Web上での情報発信による効果的な認知と顧客の行動履歴の分析によるコンテンツの継続的な改善。効率的な集客と分析・改善によってCPA（Cost per Acquisition：顧客獲得単価）削減を実現します。
ネクプロの提供するフルサポートウェビナー
ネクプロはグループ分けや権限の設定を細かく行うことができ、個々の参加者に応じた情報配信とリード管理が可能です。参加申し込みフォームやランディングページを簡単に設置できて、申し込み受付メールの自動配信が可能です。
また、配信コンテンツはオープンメディア、クローズドメディア（会員制）の選択ができます。会場開催型セミナーとウェビナーを統合管理し、予約状況や参加状況を管理できるので、スムーズなセミナーの開催をサポートします。
さらに、ウェビナーの開始前、開催中、そして開催後に詳細なアンケートを実施し、参加者分析情報を視覚的に見やすいPDFファイルで表示し、詳細なデータをCSVファイル形式で出力できます。
これらの豊富な機能に加えて、ウェビナーのコツを熟知したスタッフによる運営サポートも可能です。ウェビナーを初めて利用する企業や自社だけでは運営が厳しいという企業の方は、まずはお気軽にご相談ください。またネクプロについて詳しくはこちらをご覧ください。
コツを押さえてウェビナーを成功させましょう
この記事では、ウェビナーの成功のコツ、そのコツを確実に押さえるための方法、おすすめのウェビナーツールをご紹介しました。ウェビナーは計画から開催までに要する時間が短く、情報を効果的に発信することができるマーケティング手法です。開催者、参加者両方にとってメリットの大きいウェビナーは今後も益々広まることでしょう。
自社で開催するウェビナーが、増えつつあるウェビナーの中に埋没してしまわないように、コツを押さえて効果的な配信を行い、成功を目指しましょう。