画面越しに情報を伝えるウェビナーは、従来の会場開催型のセミナーと違う点がいくつもあります。できるだけ参加者を増やし興味を引くためには、準備の段階からいろいろな工夫が必要なのです。
この記事ではウェビナーを成功させるために知っておきたい、コツを1つずつくわしく解説します。
事前準備、当日、そして開催後にわけてポイントをご紹介しますので、ぜひウェビナーの開催に役立ててください。
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目次
ウェビナーの事前準備のコツ
ウェビナーを開催するときは、事前準備からしっかりと環境を整えることが大切です。ウェビナーならではの集客のポイントや、告知方法などのコツを見ていきましょう。
ウェビナーのターゲット層とテーマを決める
ウェビナーは最初にペルソナを設定することが大事です。ペルソナとは、ウェビナーで販売促進につなげたいターゲットの人物像のことです。
このペルソナを決めたうえで、参加者はどのような情報を求めているのか、どうしたら興味を引けるのかを考えたうえでテーマの候補を挙げていきましょう。
ある程度ターゲットを絞らないと、ウェビナーの内容が薄くなり参加者の心に響かない結果になってしまいます。
ペルソナで決めておきたいプロフィールは次の5つです。
- 年代
- 性別
- 家族構成（独身・既婚）
- 職業
- 関心のあるジャンル・情報
ここまでペルソナを明確にすると、どのようなシナリオを作れば興味を持ってもらえるかイメージしやすくなります。
購買意欲を高めるために、ターゲット層に合わせたメリットを提示しましょう。
たとえば、参加者がこの商品やサービスを購入すると、生活にどのような変化が起きるのか、どれくらい便利になるのか、具体的なメリットを盛り込んだシナリオを目指してください。
運営スタッフを決める
ウェビナーはオンライン開催なので、少人数でも運営が可能です。
ただし円滑に進行するには、最低でも講師を含めて3人のスタッフがいると安心です。たとえば誰かが配信トラブルに対応しているとき、参加者から質問があったときすぐに動けるスタッフがいる状態を目指しましょう。
できればウェビナーの経験者をスタッフとして積極的に取り入れると安心です。どうしても人員が確保できない場合や、ウェビナーの経験が浅くて不安な方は、専用のウェビナーシステムを導入しましょう。
ウェビナーに特化したサービスを利用すれば、スムーズに進行したり配信トラブルに対処したりできます。
参加しやすい日時に開催する
ウェビナーは開催するタイミングを見極めることも、成功させるうえで大切なコツです。ポイントはペルソナとなっているターゲット層が、参加しやすい暇なタイミングを選ぶこと。
ビジネスパーソンは土日の午前10時～11時の開催がおすすめです。午後なら13時～15時台に開催すると、隙間時間に参加できるので集客しやすいです。
反対に気を付けたいのが、既婚者や子育て家庭が多い世代に向けての開催。午後5時以降は家庭でのルーティンがあるので、参加率が下がる傾向にあります。
月曜日はミーティングが入りやすく、金曜日は週末に向けて業務が増えるタイミング。参加率が下がってしまうので、平日開催するのなら週の半ばである火曜日から木曜日が人気です。
LPページの作成や広告出稿をする
ウェビナーの告知ができるLPページを早めに作成しましょう。テーマや募集参加人数、無料、有料などの基本的な情報をしっかりと記載してください。
また、「こんな人におすすめ」といったターゲット層を明確にするのも、狙った参加者にウェビナーを見てもらう確率を高められます。テーマに関して知名度のある講師や著名人を登壇者として招くのも、集客力の向上にとても有効です。
本番前に通知メールを送る
ウェビナーはオンラインなので、参加者の欠席率が高いセミナースタイルです。特に無料開催のウェビナーは、当日まで申込者から忘れられてしまうことも珍しくありません。
これを防ぐために、本番前に定期的にウェビナー開催の通知メールを送りましょう。まずは1週間前、次に2日前、開催当日も念押しで案内メールを送信すると、申込者の目につきやすいです。
ビジネスパーソンは、出勤中や業務開始前の午前8時～9時にメールチェックをする確率が高めです。ぜひこの時間帯に狙って、ウェビナー通知メールを送りましょう。
ウェビナーの資料づくりのコツ
ウェビナーの質を高めるためには、ウェビナーに対応した資料とコンテンツを意識して作ることが大事です。資料づくりをする上で、抑えておきたいコツをご紹介します。
スマホ閲覧に対応した文字サイズにする
ウェビナーはパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンから閲覧する参加者が多くいます。特にスライドや資料を作るときは、スマートフォンで閲覧しても読めるくらい文字を大きく設定しましょう。
また1枚のスライドあたりに入れる文字量も控え目にして、余白のあるデザインを心がけてください。グラフや表、箇条書きなどの簡潔な情報を中心に構成すると、スマートフォンでもストレスなく資料を見られます。
スライドに過剰な装飾や映像資料を差し込むと、通信容量が増えるので、電波が弱いWi-Fi環境だと通信トラブルの原因になります。
スライドはメイン情報のみを簡潔に乗せて、あとはトークで補足するスタイルを心がけましょう。
参加者に飽きさせない構成を意識する
ウェビナーの時間は、1時間前後の開催を目標にしましょう。オンラインで気軽にアクセスができるので、飽きられると離脱率が一気に高まってしまいます。
この約1時間のうち飽きさせないように、時間配分を工夫しましょう。
特に参加者に伝えたいメインテーマのトークは、全体の30～40分に凝縮させます。新商品や新サービスのPRは、途中離脱者を想定してメイントークの間に5分ほど挿入するか、最後に10分前後取り入れる構成がおすすめです。
参加型コンテンツを用意する
10人程度の参加人数が少ないウェビナーは、1人1人の表情を見ながら進められる距離感の近さがメリット。参加者同士の話し合いもしやすいので、積極的にワークやディベートを取り入れてみましょう。
一方で人数が多いウェビナーは、開催中に1人1人をケアするのは難しいです。しかし、多くの人にサービスや商品をアピールできるメリットがあり、参加者側も少人数よりもウェビナー参加のハードルが低いメリットがあります。
そこで、人数が多いウェビナーはチャットでの質疑応答や、講師とのやり取りなしでできるワークを取り入れましょう。1人1人の意見を直接聞けずとも、授業感覚で参加してもらえます。
ウェビナー開催当日のコツ
ウェビナー当日は、参加者にできるだけストレスなく視聴してもらうことを心がけましょう。次に、ウェビナー開催中に意識したいコツをご紹介します。
開場から開始まで10～15分開ける
ウェビナーは通信トラブルが起こりやすく、特に開場後すぐは接続不良が起こりやすいです。そのため開始時間は開場から10～15分のゆとりをもたせましょう。
トラブルが起きても再起動や再ログインができるようにすると、参加者の離脱率が下がります。まれに講師側でも接続トラブルが起きるので、主催者側のサポートスタッフがそばにいると安心です。
参加人数が10人未満の規模が小さいウェビナーなら、講師がサポートを兼任することも可能です。
ウェビナーを録画してトラブルに対応する
参加中に用事が入って離席する参加者や、接続トラブルで視聴できなくなった場合に備えてウェビナーは常に録画しましょう。
録画した映像をアーカイブとして公開すれば、途中離脱者が後から自由に視聴できます。
また、当日参加できなかった視聴希望者も、後に映像を視聴できるので顧客化につながります。
可能であれば司会役を用意する
ウェビナーはオンラインなので、会場開催型と比べてどうしても講師と参加者に距離感が生まれます。その隙間を埋めるのが、進行と講師とのやりとりを行う司会役。
講師が一人でずっと話し続けるより司会者が相槌を打ったり、質問したりすると、双方向コミュニケーションをしている感覚が強まります。
ウェビナー開催後のコツ
ウェビナーは開催した後も、参加者に向けてアピールすることが大事です。
できるだけ顧客化に務めると同時に、次回のウェビナーをより良くするために次のことを取り入れましょう。
参加者にアンケートで感想をもらう
ウェビナーを開催したあとは、アンケート機能を使って参加者に率直な感想を求めましょう。チャット機能でアンケートのURLを記載したり、司会者が直接回答を呼びかけたりすると、回答率を高められます。
質問項目は、参加者の年齢などの基本的なプロフィールや、テーマの理解度を中心にしてください。参加者のプロフィールをデータ化すれば、ペルソナにした層がどれくらい参加したのか一目でわかります。
終了後すぐにアンケートをとれば、参加者のリアルな声を1つずつ聞けるので、すみやかに回答してもらえるよう、開催中と終了後にアンケート参加を呼びかけましょう。
またアンケート回答者だけの特典を用意すると、さらに回答率を高められます。
改善点・反省点を話し合う場を設ける
アンケート結果を元に、早めにスタッフによる改善点や反省点を話し合いましょう。話し合った内容やアンケート結果を、講師にもフィードバックするとお互いで意識のすり合わせができます。
- ターゲット層の参加割合
- テーマへの理解度は高かったか
- 講師の印象
- 画質・音質などの配信環境の良し悪し
このようにペルソナに設定した層の満足度をチェックし、想定よりも低ければテーマやシナリオの見直しが必要です。
また、ウェビナーに多い接続トラブルや音質、画質の良し悪しも、実際に参加した方の意見を元にして改善していきましょう。
それを元に、次回どのように告知や広告を出稿するか方向性も見極めやすくなります。特に参加者の離脱タイミングや、アンケート回答率などのデータがあると、より高い精度で分析したり速やかにブラッシュアップを図ったりできます。
コツをおさえて質の高いウェビナーを目指そう
ウェビナーを成功させるには、ターゲット層に興味を持ってもらえるテーマとシナリオを用意することが大切です。
また、質の高いウェビナーを提供できれば、口コミとして広まり、さらに多くの顧客化へとつながっていくのです。そのために大切なのは、スムーズなウェビナーの実施と詳細なデータの分析。
ネクプロは専用のウェビナーシステムで、開催中のフォローからアンケート機能、分析サービスなどを提供しています。
プロによる集客サポートや、配信環境の調整、終了後までトータルでサポートしてもらえるので初心者も安心です。効率的にウェビナーの質を向上していける近道となるので、ぜひプロのシステムとしてネクプロを導入してみてはいかがでしょうか。
これからウェビナー配信を活用していきたい方は、ぜひコンテンツの作り方の参考にしてください。