オンラインカンファレンスのやり方とは？種類や実施方法、メリットを徹底解説！

近年、ビジネス業界において「オンラインカンファレンス」が急速に拡大しています。
働き方改革やコロナ禍により、ウェビナーなどのオンライン会議ツールが浸透し、これまではリアルなイベントとして開催されていたカンファレンスのオンライン化が進みました。
そして現在では、オンラインでしか実現できないカンファレンスを行う企業も増えています。
しかし、オンラインカンファレンスはまだまだ始まったばかりで、具体的なやり方が分らない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は「オンラインカンファレンス」の種類ややり方、メリットを詳しく解説します。
これからオンラインカンファレンスを導入しようとお考えの企業経営者はもちろん、営業担当者やマーケターを含めた企業のリーディングプレイヤーの方も、ぜひ参考にしてください。

カンファレンスとは？

カンファレンスとは、もともと医療業界で「会議」のことを指す言葉です。
それが近年、ビジネス業界でも使われるようになりました。 ただし、医療業界とビジネス業界では、同じカンファレンスでも意味合いが若干異なります。ビジネス業界のカンファレンスは「特定の専門家を招待し、外部に向けて開催する大規模な会議」を指すケースがほとんどです。これに対し、医療業界では大規模な会議だけでなく、小規模な打合せもカンファレンスと呼びます。しかし、ビジネス業界では社内で行う小規模な会議の場合「ミーティング」と呼ぶ方が馴染み深いのではないでしょうか。
このようにビジネス業界におけるカンファレンスとは、ミーティングよりも規模が大きく、さらに外部に開かれた専門性の高いイベントのことを指します。

オンラインカンファレンスの種類

オンラインカンファレンスの開催方法には、大きく分けて「完全オンライン型」と「ハイブリッド型」の２種類があります。

以下では、それぞれの特徴を解説します。

完全オンライン型カンファレンス

完全オンライン型カンファレンスとは、主催者や参加者の全員がオンラインで参加する手法です。基本的に、オンラインカンファレンスはウェビナーなどの動画配信ツールを使用して開催します。
完全オンライン型カンファレンスでは、実施会場を必要としないため、大規模な会場を準備する必要がなく、経費の節減にも繋がります。ただし、参加者の満足度や盛り上がりがわかりにくく、視聴者同士のコミュニケーションが取りにくいというデメリットがあります。また、イベント内容が単調になると視聴者が簡単に離脱してしまうため、カンファレンスの内容や進行に気を配り、視聴者が飽きないように進行することが求められます。

ハイブリッド型カンファレンス

ハイブリッド型カンファレンスは、実際にリアルな会場を用意し、ゲストや少数の参加者を招いて動画をリアルタイムに配信する手法です。 ハイブリッド型カンファレンスでは、会場の参加者とオンラインの視聴者で見え方が異なるのが特徴です。
主催者は、自身が開催する意図に沿った専門家を会場に集めてディスカッションできるため、オンライン視聴者に主催者側の意向に沿った誘導ができるメリットがあります。また、特徴のある会場を手配したり、カメラワークにこだわった動画制作ができるのも大きな利点です。そのため、それぞれの参加者が満足し、主催者側の意図を理解しやすいコンテンツを作ることが必要です。特にオンライン視聴者には、単なる生中継にならない工夫が必要となります。

効果的なオンラインカンファレンスの実施方法

ここでは、効果的なオンラインカンファレンスの実施方法を解説します。

ビジネス要素の強いオンラインカンファレンスでは、エンターテインメント性の高いイベントとして認識することが重要です。
そこで意識すべきポイントが「5W2H」という概念です。 以下ではまず、5W2Hについて解説します。

5W2Hとは？

5W2Hとは、以下の7つのポイントを押さえることが重要です。

• when（いつ）
• where（どこで）
• who（だれに）
• what（何を）
• why（なぜ）
• how much（いくらの予算で）
• how（どのように実施する）

この7つの要素を把握することで、カンファレンスの精度や完成度が一気に高まります。

例えば、新年度に向けた新しいビジネスツールのカンファレンスを行うケースで紹介してみましょう。

• when（いつ）
  ＝新年度に向けて秋口に
• where（どこで）
  ＝会社近くのカンファレンス会場で
• who（だれに）　
  ＝既存のリード顧客や対象の事業者に対し
• what（何を）
  ＝自社の新しいビジネスツールを
• why（なぜ）
  ＝既存顧客のクロスセルや新規顧客拡大のために
• how much（いくらの予算で）
  ＝1,000万円以内で
• how（どのように・どの程度の規模で実施するか）
  ＝約500人（社）にハイブリッド型カンファレンスによって実施する

このように、オンラインカンファレンスの実施方法を具体化することで、より精度の高いマーケティングが可能となります。また5W2Hによって、社内でカンファレンスを行う目的を共有しやすくなります。

カンファレンス開催に向けた準備をすすめる

上記で5W2Hの方針が決まれば、それに合わせた具体的なカンファレンスの実行部隊を設置し、実施に向けたプランを立てて行きます。
その中で、ビジネスにおけるカンファレンスの最も重要な要素である「集客」については、カンファレンスの実行部隊とともに、営業やマーケティングチームと連動して進めましょう。カンファレンスの準備と集客にどのくらいの時間と工程が必要か。また、会場やゲストとなる専門家へのコンタクトなど、漏れの無いように緻密に計画を進めなければなりません。

オンラインカンファレンスの開催

カンファレンスの開催当日は、展示会などのオフラインイベント運営と同じ体制を整えます。特にオンラインカンファレンスの場合は、カンファレンスの進行をスムーズに行うことが、離脱者の少ない価値のあるイベントにする重要なポイントです。適度な進行スピードや、質疑応答ができているか、また通信環境が安定しているかなどを随時確認しながら進めていきましょう。

オンラインカンファレンスは外部に委託できる

実施するオンライオンカンファレンスの実施規模によっては、イベント会社や配信会社に業務の一部、または全部を外部委託する方が良いでしょう。特にビジネス系のカンファレンスは、数百人～数千人規模で開催されることが多いため、一般的なオンライン会議ツールを使用していると回線がダウンするリスクがあるからです。 参加人数の規模にあわせて、どの程度まで自社のリソースで開催できるかを、普段使用するウェビナーの会社などに相談することをおすすめします。

オンラインカンファレンスのメリット

オンラインカンファレンスは、今後さらに企業による活用が広まっていくと考えられます。
そこで、以下ではオンラインカンファレンスのメリットについて解説します。

オンラインカンファレンスのメリットは、大きく分けて以下の4つがあります。

1. 参加人数に上限がない
2. 国内外のどこからでも参加できる
3. 専門家が参加しやすい
4. オフラインカンファレンスよりも質問や意見がしやすい

それぞれについて解説します。

参加人数に上限がない

オンラインカンファレンスは、オフラインと違い、参加人数に上限がありません。
オフラインでは、企業の予算に応じて会場のキャパシティが制限されるため、基本的にあらかじめ参加人数を決めてから開催されます。 しかし、オンラインカンファレンスでは、使用するウェビナーツールや通信環境を整えることで参加する人数の制限をなくすことが可能です。

国内外のどこからでも参加できる

オンラインカンファレンスは、原則としてインターネット環境さえ整っていれば、国内外のどこからでも参加可能です。そのため、海外や地方にある企業や個人、在宅勤務の方など、コロナ禍や予算の都合でこれまで参加できなかった方でも比較的簡単に参加できます。また主催する側も、ゲストの交通費や宿泊費はもちろん、社内のリソースや会場にかかる経費を大幅に節減できるメリットがあります。

専門家が参加しやすい

カンファレンスをオンライン化することで参加しやすくなるのは視聴者だけではありません。
講師やゲストコメンテーターなどの専門家も参加しやすくなります。 カンファレンスでは、特に専門的なテーマを扱うことが多いため、専門家の参加が不可欠です。オンラインカンファレンスであれば、遠方にいる専門家や、長距離移動の難しい高齢の専門家でも参加してもらえる可能性が高まります。そして、著名なゲストに登壇してもらうことで、カンファレンスの価値を高めることが可能です。

オフラインカンファレンスよりも質問や意見がしやすい

オンラインカンファレンスでは、参加者が質問や意見を出しやすいという特徴があります。オフラインカンファレンスの場合は、参加者に質問や意見を出してもらう機会が限られます。
しかしオンラインカンファレンスでは、チャット機能を使うことで、誰もが思った時にすぐに質問や意見をだすことができます。また、アンケートや投票機能を活用すれば、その場で集計も可能です。そのため、比較的大規模なカンファレンスでも参加者の質問や意見を大切に扱い、視聴者にとってより有益な情報をリアルタイムに提供できます。

オンラインカンファレンスのやり方のまとめ

現代は、さまざまな情報がインターネット上に溢れ、その信憑性が疑問視されることが多くなりました。そんな時代だからこそ、専門家による事実に基づいた話が聞きたいという声、ビジネスの世界でも増加しています。そこで大規模なカンファレンスが、東京や大阪などの大都市圏で開催されてきました。しかしコロナ禍をきっかけにオンライン動画の配信環境が整ったことで、カンファレンスは「どこでも・だれでも」開催できるものとなりました。
これまでは、大企業しか開催できなかったカンファレンスが、中小やベンチャー企業でも開催可能です。

正しい情報や新しい技術、発想を世界に発信することは、企業のブランディングにも大いに役立ちます。あなたの会社でも、オンラインカンファレンスを開催してみてはいかがでしょうか。