「ウェビナーのブレイクアウトルームって何？」
「どんなときに必要なの？」
Zoomを使ってウェビナーを開催したことがある人の中でも、ブレイクアウトルーム機能を利用したことがない人は、意外に多いようです。
ブレイクアウトルームはウェビナー主催者にとって利用メリットが多いので、ぜひとも活用して頂きたい機能の1つです。
そこで今回の記事では、ブレイクアウトルームの意味やメリット、Zoomでの設定方法や使用するときの注意点を網羅的に解説します。
記事の後半では、具体的な活用事例を紹介しているのでお見逃しなく！
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目次
ウェビナーにおけるブレイクアウトルームとは
オンラインセミナーで時々使われる「ブレイクアウトルーム」とは、グループ分けができる機能のことをいいます。
通常のオフラインでのセミナーでも、大人数の場合は近くの席に座った参加者同士で、話し合いの時間を設けられることがあります。
これと同じように、ウェビナーでも少人数に分けて参加者同士だけで議論することができるのです。
ウェビナー配信で有名なZoomの無料版でも利用でき、とても便利です。
大人数のセミナーで意見がまとまらないときや、グループに分けて発表してもらいたいときなど、用途はたくさんあるのでぜひ使ってみましょう。
ウェビナーでブレイクアウトルームを活用するメリット
ウェビナーでブレイクアウトルーム機能を使うメリットを3点お伝えします。
場がまとまりやすくなる
まず1つ目に、セミナーの場がまとまりやすくなるという点が挙げられます。
実際に顔を合わせてセミナーを受けるのとは違い、ウェビナーには物理的な距離があります。
不自由なく受講できたとしても、基本的には1人で受けているため、やはり意見や気持ちはバラバラになりやすいものです。
しかしそこでブレイクアウトルーム機能を利用して参加者同士が言葉を交わすことで、意見がまとまりやすくなります。
例えばセミナーの途中でさまざまな質問や意見が挙げられ、収集がつかなくなってしまったときにブレイクアウトルーム機能を使って話し合えば、セミナーを進行するにあたり方向性が見えやすくなるでしょう。
参加意識が高まる
次に、参加意識が高まるというメリットがあります。
ウェビナーは世界中のどこにいてもスマホやパソコン、インターネットがあれば簡単に受講できます。
手軽にアクセスしやすいという利点はありますが、一方で集中力が持続しにくく離脱しやすいというデメリットもあるといえるでしょう。
さらに、誰とも実際に会わずにセミナーが始まり終わってしまうので、参加している実感が湧きにくくなります。
特に、講師だけが話す一方通行のウェビナーだと、参加意識が薄まってしまうかもしれません。
そのためブレイクアウトルーム機能を使って参加者同士の会話を促すことで、「自分も他の人と一緒にこのセミナーを受講している」と感じやすくなるのでおすすめです。
参加意識が高まれば、ウェビナーへのコミットメントが促され、集中力や継続性も保つことができ、参加者の途中離脱を回避することができるでしょう。
メンバー同士の絆が深まる
最後に、参加メンバー同士の絆が深まりやすくなるというメリットをお伝えします。
リアルに比べてオンラインでの人とのつながりはドライになりがちです。
煩わしい人間関係が発生しにくくなるかもしれませんが、一方で、問題を共に乗り越える仲間との絆を築きにくくなるでしょう。
少しでも人間関係の希薄さを避けるために、ブレイクアウトルーム機能を活用してみましょう。
特に、ウェビナー形式の新人研修での利用がおすすめです。
オンライン上でも世界中に散らばった同期とグループワークができれば、離れていてもお互いを近く感じられるようになるはずです。
チームとして同じ目標を持って前に向かって行けるようになるので、ブレイクアウトルーム機能を上手く利用してください。
Zoomのブレイクアウトルーム機能の使用方法
次に、Zoomでのブレイクアウトルーム機能の使い方を解説します。
20名の参加者を4名ずつに分けて、5グループ作成する例で見ていきましょう。
STEP1：参加者を割り当てる
ウェビナーが始まったら、「ブレイクアウトルーム」のアイコンをクリックしましょう。
このアイコンは、主催者のみに表示されています。
何個のブレイクアウトルームが作成できるか選択できるので「5」と固定します。
すると「セッション当たり4人の参加者」と表示され、次に「自動で割り当てる」をクリック。
このとき、自動で4人×5グループに割り当てられますが、「このメンバー同士は相性が悪い」といった理由があれば、参加者をルーム間で交換することも可能です。
これで、割り当ては終了です。
STEP2：セッションを開始する
いよいよブレイクアウトルーム機能を作動させます。
右下にある「すべてのセッションを開始」をクリックすると、メンバーがメインセッションから個別セッションへと移動させられます。
参加者の画面はこれまですべての参加者が見えていましたが、セッション開始後はグループ内のメンバーしか表示されません。
まるで個室ルームに移動したかのように、メンバー間だけで話し合いをすることができるようになります。
STEP3：ホストは各ブレイクアウトルームを確認する
ブレイクアウトルーム機能を使用している間、主催者であるホストはそれぞれのブレイクアウトルームをのぞきに行くことができます。
「議論はどれくらい進みましたか？」
「何か困っていることはありませんか？」
このように進捗状況を確認することができるため、とても便利です。
話が脱線していないか、または沈黙して議論がストップしていないか、コミュニケーションの助け舟を出しに行くことができます。
場を温めるためにも、会話に時々入るようにしましょう。
Zoomでブレイクアウトルーム機能を使うときの注意点
Zoomのブレイクアウトルームを使うときの注意点を解説します。
開催前にブレイクアウトルーム機能がONになっているか確認
ウェビナーを開催する前に、ブレイクアウトルーム機能がONになっているか必ず確認するようにしてください。
Zoomサイトの「マイアカウント」から「設定」に入り、「ミーティングにて（詳細）」から「ブレークアウトルーム」に行ってONにするだけです。
この設定を完了すれば、ミーティング画面のメニューバーの「ブレイクアウトルーム」というアイコンから、参加メンバーを割り当てられるようになります。
ブレイクアウトルームの時間を決める
次に、事前にブレイクアウトルームの時間を決めておくようにしてください。
これもセッション開始前に設定可能です。
「オプション」ボタンから入ると「ブレイクアウトルームは次の時間後に自動的に閉じます」という表記があるので、その隣に「5分」など時間を入力しましょう。
さらに「ブレイクアウトルームを閉じた後のカウントダウン」を設定します。例えば「60秒」と設定すると、ブレイクアウトルームに移動して5分経てば、「メインセッションに戻りますか？残り60秒で強制的に戻ります」というメッセージが出てくるようになります。
このような時間設定をすることで、参加者は時間を守ることができ、たとえ議論がヒートアップしてもメイン画面に意識を戻すことができるようになります。
ブレイクアウトルームの活用例
ブレイクアウトルームはどのようなシーンで活用すればいいのでしょうか。
具体例をいくつか紹介します。
オンラインセミナー後の個別対応
まず、オンラインセミナー後の個別対応で活用できます。
ブレイクアウトルームはセミナー途中のグループ分けだけで使えるのではありません。
時間外で講師に伝えたい個別の質問や、今後のキャリア相談など、誰にも聞かれることなく話すことが可能です。
特に商品販売のためのウェビナーなら、個別ケースに合わせて商品の説明ができるので、販促につながります。
もちろん一度ミーティングを退出して、改めて別のミーティングを設定してもいいのですが、ウェビナー後にそのまま移行できるとスムーズです。
オンラインセミナー後はアンケートで受講生の声を集めるのが一般的ですが、ブレイクアウトルーム機能を使って参加者と直接話す機会を作るのもおすすめです。
チームごとのグループワーク
数十人が参加するウェビナーで、チームごとのグループワークが必要なときにブレイクアウトルーム機能が活用できます。
例えばウェビナーのテーマが「チームビルディング」であったとしましょう。
講師が初めにチームビルディングについて概要を説明し、ウェビナーの後半では参加メンバー同士でチームを組み、ロールプレイングをしてもらうとします。
その際、あらかじめブレイクアウトルーム機能でメンバーを割り当てておけば、講師が指定するメンバー同士で相談しながらセミナーを進めて行けるようになります。
最後に、割り当てたグループの代表者が全体で報告し合えば、まるでオフラインのワークショップ形式と同じような体験ができるでしょう。
ウェビナーでブレイクアウトルームを活用しよう！
今回の記事では、Zoomのウェビナーでブレイクアウトルームを活用する方法をお伝えしました。
ブレイクアウトルームを使うと、小グループごとで参加者同士が話し合えるので、議論が深まっていくことがわかりましたね。
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