Zoomウェビナーの「待機室」の設定でより円滑なウェビナー運営が可能なことはご存じですか？
この機能を活用することで、ウェビナーの品質向上はもちろん、セキュリティ強化や参加者の満足度アップにもつながります。
本記事では、Zoomの待機室機能について、基本的な仕組みから具体的な設定方法、効果的な活用術まで詳しく解説します。
初めて使う方でも安心して導入できるよう、画像付きで分かりやすくご説明していきます。
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目次
はじめに：Zoomウェビナーの待機室機能とは？基本をサクッと理解しよう
待機室の機能概要
Zoomウェビナーの待機室機能は、ウェビナー参加をホストがコントロールできる機能です。出席者（参加者）とパネリスト（発表者）は、ホスト（主催者）がウェビナーに参加するまで待機室で待機することになります。
待機室を活用する3つのメリットとは？
Zoomウェビナーの「待機室」機能は、主催者と参加者両方に多くのメリットを提供します。この機能を上手に活用することで得られる代表的な利点を3つご紹介します。
1. 運営の効率化
待機室を活用することで、主催者は本番開始前にパネリストと事前打ち合わせ（リハーサル）を円滑に進められます。一般の参加者が誤って打ち合わせ中に合流してしまう事態を防げるほか、早めにアクセスした参加者を待機させることで、定刻まで余裕を持って準備を整えられます。
2. 顧客エンゲージメントの向上
待機中に表示されるコンテンツを通じて参加者の関心を引き、本編への期待感を高められます。「まもなく開始します」といったメッセージを表示することで参加者の不安を解消し、視聴への集中力を高める効果も期待できます。
3. セキュリティの強化
未承認のユーザーや悪意のある第三者の侵入を防ぎ、安全なウェビナー運営を可能にします。主催者が参加者を確認・承認してから入室させることで、確実な本人確認が行えます。
このように、「待機室」機能を効果的に利用することで、様々なメリットを享受しながら、安全で充実したオンラインウェビナーを運営することが可能になります。参加者にとって安心してウェビナーに参加できる、高品質な体験を提供できるのです。
【画像付きで解説】待機室を設定する手順
Zoomウェビナーの待機室をスムーズに設定するための手順を分かりやすい画像付きで紹介します。
【主催者】ウェビナー作成から待機室の設定を行う手順
1.Zoomアカウントにログインし、【ウェビナー】から【スケジュール】設定を行います。
2.該当ウェビナーの上記項目から【待機室】から【待機室レイアウトをカスタマイズ】をクリック
3.カスタマイズ画面から変更したい箇所を選択します。
- ホストメッセージ
待機中画面に表示されるメッセージをカスタマイズできます。 例）まもなくウェビナーが開始となりますので少々お待ちください。 - 画像
静止画像をカスタマイズ可能です。 デフォルトでプロフェッショナル、楽しい雰囲気、感動的のデザインがあり、また自分で用意した画像をアップロードも可能です。
- ロゴとその説明
ロゴデータをアップロード可能です。
- ビデオ ビデオのカスタマイズ可能です。 デフォルトでプロフェッショナル、楽しい雰囲気、感動的のデザインがあり、また自分で用意した動画をアップロードも可能です。
設定をしたら【保存】をクリックし、完了です。
【主催者】メイン設定画面から待機室の設定を行う手順
1.Zoomアカウントにログインし、【設定】から【ウェビナー】をクリック、 【セキュリティ】から【待機室レイアウトをカスタマイズ】をクリックします。
2.上記【主催者】ウェビナー作成から待機室の設定を行う手順の3以降で説明した手順で設定します。
【主催者】該当ウェビナー内で事前打ち合わせを実施する方法
事前打ち合わせ、リハーサルを実施したい場合、【練習セッション】機能を使用することをお勧めします。
主催者：該当ウェビナー内でリハーサル→そのまま本番開始 参加者：待機室で待機→ホスト等が許可、もしくは開始ボタンがおされたら本番開始
できるので焦ることなく、スムーズに対応可能です。
1.Zoomアカウントにログインし、【ウェビナー】から【スケジュール】設定を行います。 その際、【練習セッション】を選択します。
2.該当ウェビナーの各種設定が完了したら、【練習セッションを始める】をクリックします。
3.ウェビナー前にこちらで事前打ち合わせ、リハーサルが可能です。 ＯＫであれば、【ウェビナーを開始】から本番を開始します。
【参加者】待機室での様子、ウェビナー開始方法
ウェビナー待機室では、上記で説明したカスタマイズによって、待機画面が異なります。 主催者がウェビナー開始と同時に本番画面に切り替わります。
例1）【画像】デフォルト:プロフェッショナルを選択した場合
例2）【ビデオ】デフォルト:楽しい雰囲気を選択した場合
これらの手順を経て、Zoomウェビナーの待機室機能を最大限に活用できるようになります。参加者にとって快適で安心できる環境を提供できれば、ウェビナーの成功に向けた重要なステップを一緒に踏み出すことができるでしょう。
待機室機能を使う際のよくあるトラブル対処法とポイント
Zoomウェビナーの待機室機能は、多くのメリットを提供する一方で、いくつかの注意点やトラブルが発生する可能性があります。ここでは、これらのポイントを詳しく解説します。
よくあるトラブルとその対処法
- 個別入室の許可に伴うタイムラグ 参加者を一人ずつ許可する際（手動承認）、特に人数が多い場合は多くの時間を要することがあります。このため、セミナーや会議の前に充分に余裕を持った時間設定をすることをお勧めします。
- 音声や映像のトラブル 待機室にいる間に通信が不安定になった場合、入室後に音声や映像が正常に作動しないことがあります。こうした場合、再接続を促すか、最初に問題を確認するセッションを設けておくと良いでしょう。
- 待機中の参加者への情報提供の不足 待機室で参加者が長時間待たされる場合、何の情報もないと不安を感じてしまうことがあります。待機室にカスタマイズしたメッセージやビデオを設定し、参加者が今後の進行について理解できるようにすることが重要です。
ここで差がつく重要ポイント
- セキュリティ設定の計画 待機室機能を使用する場合は、その設定を事前に計画し、セミナーや会議の特性に応じた正しい設定を行うことが大切です。
これらの注意点とトラブルに対処することで、Zoomウェビナーの運営をよりスムーズに行うことができ、参加者にも安心して参加してもらうことができます。
Zoomウェビナー以外で待機室機能を使用した際の利点を同等にカバーできるツールをご紹介
ここまでZoomウェビナーの待機室の具体的な仕様方法やトラブルなどについて説明してきました。待機室機能を使用することで、冒頭でもお伝えした、待機室機能を使用することでのメリット（1. 運営の効率化、2. 顧客エンゲージメントの向上、3. セキュリティの強化）がある反面、細かな設定や設計が非常に重要です。そのため、作業工数なども負担になる可能性があります。
ここでは、Zoomウェビナー以外のツールでの待機室機能を使用することでのメリット1～3をカバーしつつ、操作や機能が十分にそろって使いやすいおすすめ配信ツール「ネクプロ」をご紹介します。
ネクプロとは？
「ネクプロ」は、単に動画を配信するだけでなく、申込ページから配信、その後のデータ分析までをワンストップで行える「ウェビナーマーケティング」に強いのが最大の特徴です。
また、待機室機能を使用することでの利点（1. 運営の効率化、2. 顧客エンゲージメントの向上、3. セキュリティの強化）をカバーできる機能が満載です。
- コンテンツの閲覧権限を制限
- 参加に必要なコンテンツに対し、会員、非会員を設定可能、各閲覧条件を設けることで 参加できる方、そうでない方を分けることが可能です。
- 「ISO27001」認証取得
- 情報セキュリティマネジメントシステム「ISO27001」の認証を取得し、適切に情報を管理が可能です。
- 会員、非会員でセミナー閲覧やオンデマンド配信サイト構築が可能
- ID、パスワードを設け、見せたいコンテンツを制限することが可能です。
- 申込者の事前確認が簡単かつ情報を一目で把握
- 申込者を事前確認する際、CSVエクスポートはもちろん、システム画面上で申込者を一目で確認可能です。また、申込者に紐づいた、事前アンケートや参加中のチャット、質疑応答など、一覧で確認が可能な為、都度項目ごとにCSVエクスポートをし、情報を修正する手間が省けます。
- 排他ドメイン機能を使用可能、競合等を排除
- 参加者が申込画面上で、申込を行う際に、排他ドメイン機能を設定することで申込させたくない競合企業等の申込完了までの対応不可な環境を構築できます。
- デザインカスタマイズで企業のブランディングも保ちながら配信が可能
- 申込画面や視聴画面のカスタマイズなどに優れており、企業のブランド、コンセプトに合ったデザイン変更が可能です。
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よくある質問：Zoomウェビナー 待機室
最後に、Zoomウェビナーの待機室機能を使用する際に発生するトラブルと解決策を詳細にまとめました。
Q:Zoomウェビナーの待機室はどのように設定するのですか？
A. 待機室を設定するには、Zoomのアカウントにログインし、設定画面の「ウェビナー」「セキュリティ」タブで「待機室レイアウトをカスタマイズ」からメッセージ、画像、ロゴやビデオ等の設定が可能です。
Q1:待機室の機能にはどのようなものがありますか？
A. 待機室の主な機能は以下の通りです。カスタマイズ可能な画面では、メッセージ文面、画像、ビデオを使って参加者に必要な情報を提供できます。これらの機能を活用することで、ウェビナーの開始をスムーズに行えます。
Q2:待機室を活用するメリットは何ですか？
A. 待機室を活用するメリットは大きく3つあります。1つ目は、練習セッションと組み合わせて設定することで事前打ち合わせ可能となり、リハーサル後、本番へスムーズに切り替えが可能なこと。2つ目は、参加者の関心を引き、ウェビナーへの期待感を高めること。3つ目は、不正アクセスからウェビナーを守るセキュリティが強化されることです。これらのメリットによって、ウェビナーの運営がより円滑になります。
Q3:待機室の使用時のトラブル対処法を教えてください。
A. 待機室を使用する際のよくあるトラブルとしては、以下のようなことが挙げられます。参加者が待機室に入れない、通信トラブルによる音声/映像の不具合、待機中の情報不足などが考えられます。これらに注意し、適切に対処することが大切です。
まとめ：Zoomウェビナーで、待機室機能を活用しよう
今回の記事では、Zoomウェビナーで活用できる待機室機能について解説してきました。参加者にとって有益な情報を提供し、ウェビナーのスムーズな進行を支援するための重要なツールです。適切なカスタマイズ設定を行うことで、参加者の集中力を高め、企業のブランド力を高めることができます。
一方で、セキュリティ面やトラブル対応にも十分に注意を払う必要があります。主催者は待機室の機能を十分に理解し、参加者に快適な体験を提供するために、事前の準備と注意深い運用が求められます。Zoomウェビナーの待機室機能を活用することで、ウェビナーの成功につなげることができるでしょう。
また、セキュリティ設定や運営の効率化、顧客エンゲージメントの向上に対し、手厚い機能が満載なのがネクプロです。 「各コンテンツごとに閲覧権限を変えてクローズドな環境で配信を行いたい」 「ウェビナー運営をよりスムーズにしたい」 「デザインカスタマイズや配信時の視聴画面コンテンツ掲載等で顧客エンゲージメントの向上につなげたい」 など、ウェビナー配信をさらに強化してマーケティングを促進させたい方は、ぜひ一度ネクプロに相談ください。
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