ウェビナーとはウェブとセミナーを合わせた言葉で、オンラインでセミナーを行う手法です。ウェビナーは開催者側にとって集客がしやすく、大きい会場を借りるコストを抑えられるメリットがあります。参加者側にとっても交通費や宿泊費を抑えられるメリットがあります。しかし、ウェビナーを開催するのに必要なウェビナーシステムの導入の手順がよくわからない方もいるでしょう。
そこで、この記事ではウェビナーシステムの導入までの手順と、導入後の配信当日までにすべきことを解説し、弊社が提供するウェビナーシステム「ネクプロ」をご紹介します。
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目次
ウェビナーシステムの導入までの手順
ここではウェビナーシステムを導入するまでの手順を4つの段階に分けて解説します。
ウェビナーの内容や対象人数、配信回数を決める
開催したいウェビナーの内容を具体的にしたうえで、配信内容に応じた配信方法を選びましょう。配信方法はリアルタイム配信と録画配信の2種類があります。
リアルタイム配信はセミナーに臨場感を持たすことができ、チャットツールなどを活用すれば、参加者の意見や質問を受け付けて双方向でコミュニケーションを取れます。
録画配信はパワーポイントなど視覚的にわかりやすいものを事前に編集して準備ができるので、内容の濃いコンテンツが提供可能です。
また、ウェビナーシステムには参加できる人数に上限があるものがあります。したがって、開催するウェビナーの対象人数を決めておく必要があります。
さらに、ウェビナーシステムには配信回数によって料金プランが変わるものもありますので、毎月定期的に配信したいのか、単発で配信したいのか、配信回数を明確にしましょう。
決めた内容から必要な機能や条件を定める
配信するセミナーの内容から必要な機能や条件を定めましょう。代表的なウェビナーの機能には録画配信やスマートフォン配信、チャット機能やアンケート管理などがあります。ただし、機能が多すぎると、使いこなすまでに時間が掛かったり、操作ミスが起きたりするので、自社のウェビナーに必要のある機能を持ったシンプルなシステムを選ぶことが大切です。
また、ウェビナーを開催した経験がなく、配信や操作に不安がある場合は、サポートが手厚いものを選んだ方がスムーズに導入できるでしょう。
複数のウェビナーシステムを項目ごとに比較する
複数のウェビナーシステムを比較する際は、4つの項目ごとに比較しましょう。
予算
1つ目は予算です。システムの料金体系は「月額定額制」と「従量課金制」の2つに大別されます。ウェビナーの開催が頻繁であれば月額定額制がおすすめです。開催頻度が少ない、もしくは不定期開催で固定の月額料金では無駄なコストが発生してしまう場合は従量課金制が良いでしょう。
また、プラン内容を変更できるかどうかの柔軟性もチェックしておきましょう。ウェビナー開催時に参加人数が想定していたより少なかったり、多かったりした場合はプランを変更する必要が出てきます。柔軟な対応をしてもらえるツールであれば、自社に合った運用を行うことができます。
回線
2つ目は回線で、回線は最も重要な比較ポイントの1つです。ウェビナーが配信途中でブラックアウトしたり、映像と音がずれて配信状態が不安定だったりすると、重要なことが伝えられません。また、参加者から準備がしっかりできていない企業と見られるリスクがあります。このため、高品質で安定した回線を持つサービスを選ぶ必要があります。
機能
3つ目は機能です。自社の課題を解決するのに必要な機能を洗い出したうえでツールを選別しましょう。例えば、双方向のコミュニケーションを行いたい場合は、チャットシステムがないとコミュニケーションが成立しません。その他にも、PDCAサイクルを回してウェビナーをより良いものにしていくために、アンケート実施機能や分析機能はあった方が良いでしょう。
さらに、Webサイトのコンテンツとして活用したり、繰り返し同じ内容を配信したりする場合は、アーカイブ機能が備わっているとスムーズにウェビナーを活用できます。オプション機能で追加機能をつけることも可能ですが、基本の料金プランのなかに必要な機能が入っているものを選ぶとトータルの導入・運用費用を下げられます。
サポート
4つ目はサポートです。ウェビナー配信中以外にも配信前、配信後にトラブルが発生する可能性があります。サポートがない場合は、使い方やトラブルへの対処法を独力で調査しなくてはならず、手間が掛かるうえに対応が遅れてしまいます。
一方、万全のサポート体制があるシステムであれば、丁寧に使い方を教えてくれたり、トラブルについて問い合わせるとすぐに回答してくれたりします。なかには配信に必要な機材の貸し出しや、ウェビナーのサポートを行ってくれるシステムもあるので、どのようなサポートが自社に必要か検討するようにしましょう。
条件を満たすウェビナーシステムを選ぶ
いくつか導入するシステムの候補を選別できたら、システムをデモ版で利用してさらに詳しく比較しましょう。システムのベンダーは無料でデモ版を出していることが多いため、以下の観点に注意してトライアルを行います。
- 参加者人数は十分か
- 配信環境や回線は安定しているか
- オプション機能は足りているか
- 操作が簡単にできるか
- 配信にサポートが必要か
また、デモ版を使ってみて不明点が出てきた場合は積極的に問い合わせをしましょう。問い合わせの対応内容によってサポートの品質がわかることがあります。
ウェビナーシステム導入後、配信当日までにすべきこと
ウェビナーシステムを導入したら、いよいよ配信準備となりますが、ここではウェビナーシステム導入後から配信当日までにすべきことを3つ解説します。
本番前に操作方法や機能をチェックする
本番前に配信システムの操作方法や機能をチェックしておきましょう。配信システムだけでなく、カメラ・マイクの状態を確認しておくことも必要です。配信するためのツールの操作や機材や環境に問題があっては、良質な参加者を集客し、充実したコンテンツを準備しても無駄になってしまいます。
可能な限り、ウェビナーツールのサポート窓口が開いている時間帯で前日までに、1度問題なくシステムを使用できるか通しでチェックしましょう。チェック中に不明点が出たり、トラブルが発生したりした場合でも、サポート窓口が開いていればすぐに回答が得られるためです。
また、当日の配信中に問題が発生した場合を想定し、カメラやマイクは予備を用意しておくと良いでしょう。ウェビナーシステムのなかにはシステムの提供だけでなく、当日のサポートを提供してくれるベンダーもあります。
もしサポートを依頼する場合は、外部のサポート担当者とは十分な段取りと打ち合わせを行いましょう。外部のサポート担当者はウェビナーの経験が豊富なので、開催に伴う不安や疑問を解消してくれます。また、当日の流れをより具体的に伝えておくことで、より良いウェビナー開催のためのアドバイスをもらいやすくなります。
テスト配信を行う
トラブルのない配信の準備を行うために、テスト配信でも本番を想定して接続が安定しやすい有線LANを使用しましょう。
音声の質は、ウェビナー参加者に与える印象が左右します。ノイズが入りやすかったり、角度によって音を拾いにくかったり、ノイズをうまくカットできない場合はマイクを変えましょう。
また、映像や音声に乱れはないか、暗くて見えづらくないか、講師の顔色は悪くないか、きちんと聞こえる声量はどのくらいか細かくチェックします。講師の話のスピードと声量は参加者が聞き取りやすく理解しやすいか、目線を置く場所が不自然で、参加者に与える印象が良いものかどうかテスト配信で実際に見て確認しましょう。
講師の印象はカメラによって大きく変わり、カメラの映り具合でウェビナーの印象も左右されます。映像が粗いカメラでは講師の表情が読み取りにくく、会場の雰囲気も掴みづらくなります。そのため、テスト配信をしてみて映像が粗い場合はカメラを変えましょう。品質が良いカメラを使うことで、肌や顔色が明るくなり、印象が良くなります。
なお、PCに内蔵されているカメラは画質が悪いものが多く、配信中に通信負荷が大きくなり配信遅延や映像が乱れるリスクがあるためおすすめできません。PCに内蔵しているカメラは使わず、外付けのカメラを使いましょう。
講師はウェビナー配信の練習を繰り返すことで表現や話し方、内容をブラッシュアップし、参加者に強くアピールしたいことを効果的にアピールできるようになります。
チームで配信する場合は、練習を重ねることでチームワークが向上し、配信中のトラブルにも対応しやすくなるでしょう。
テスト配信と練習は1度限りではなく、納得がいくまで繰り返し行い、万全の状態で本番に臨みましょう。
困っている点、改善したい点があればウェビナーシステムの提供元に相談してみる
ウェビナー初心者は内容の伝え方に課題があったり、配信環境に問題があったりして、視聴者に伝わり辛い内容になることがあります。困っている点や改善したい点があれば、ウェビナーシステムのベンダーに相談してみましょう。
ベンダーによっては当日までの準備、運営補助、配信後のサポートを通じて、ウェビナー初心者でも参加者に商品・サービスが伝わるポイントをおさえたウェビナーを行えるようにサポートしてくれるところもあります。
ウェビナーシステムの導入にお困りならネクプロをご検討ください
ウェビナーシステムの導入にお困りの際はネクプロをご検討ください。ここではネクプロの説明とネクプロのサポート体制、導入事例を紹介します。
ウェビナーシステム「ネクプロ」について
「ネクプロ」はグローバルトップ企業でも採用されているなど多くの実績があり、幅広いユーザーに利用されているウェビナーシステムです。
ネクプロは初心者でも扱いやすく、簡単に配信できる機能と操作性を備えています。簡単な配信であればブラウザとWebカメラのみですぐにウェビナーを開催できます。
配信機能のみならず、申込ページの自動生成やオフラインセミナーの同時開催が可能な受付管理システムを搭載。ウェビナーの開催から管理までネクプロだけで対応できます。
映像や音声は途切れを軽減し、ユーザーの回線状況に応じて異なるデータ量で配信を行うシステムを採用。高画質な業務用カメラや配信機材にも対応し、セミナーで映し出される資料や講演者の表情まではっきりと配信することができます。
また、ウェビナーでのアンケートの集計やチャット履歴の管理ができ、開催中のチャットによる質問もリアルタイムで返信が可能です。
さらに、セミナーを録画し、オンデマンド配信、疑似ライブ配信をすることができます。セミナーを再度受講したい人や参加できなかった人、見逃してしまった人に向けてライブラリのように整理して公開できるので、マーケティングツールとしても活用できます。
ネクプロのサポート体制
ネクプロは配信業務のフォローだけでなく、企画から集客までサポートする総合的な配信コンサルティングサービスを行っています。
オプションをつけることによって配信当日もスタッフが立ち会い、機材の設営から問い合わせの対応まで手厚くサポートします。配信用のスタジオ手配や、プロ司会者の派遣など、ウェビナー初心者でもハイクオリティなウェビナー配信が行える万全のサポート体制です。
ネクプロの導入事例
ネクプロの数ある導入事例のなかから、ウェビナー配信によって顧客を獲得できた事例をご紹介します。
グローバル医療機器メーカーのA社ではデジタルコンテンツが散在していて、営業が混乱していました。そのため、コンテンツを1つにまとめて動画として配信し、ユーザーである医師の閲覧履歴を収集することでコンテンツがランキング表示されるようなプラットフォームを探していました。
ネクプロなら実現したいことがすべて実施可能だったので導入を開始。エンドユーザーが興味を持つコンテンツをネクプロにアップロードすれば、すべての端末にコンテンツが自動で配信されるようになり、一元的なバージョン管理が可能になりました。
また、ユーザーがアクセスしたのはいつか、しっかりと見ているのか閲覧履歴がすべて可視化。スペック重視の医療機器情報ではなく、医療技術情報について動画を使って提供することで、ユーザーの医師を支援し、関係を構築することで継続利用、新規購入につなげています。さらに、オンデマンドの動画配信だけではなく、新しい情報についてはリアルタイムのウェビナーを開催しています。
このように動画を積極的に利用することによって、A社が想定しているターゲット顧客の70％を会員として獲得することができました。
これからの時代に合わせたウェビナーシステムを導入しましょう
この記事ではウェビナーシステム導入までの手順、導入後の配信までにすべきことを解説しました。
新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、人が集まる従来のセミナーの開催は難しくなってきています。一方、ウェビナーはどこからでも参加できて、感染のリスクを0にした状態で参加者を募ることができます。
ウェビナーは今後ますます活用が広がっていくことが予測されますので、これからの時代に合わせたウェビナーシステムを導入しましょう。ネクプロについてはこちらをご覧ください。
