シンポジウムのオンライン開催とは？成功ポイントやウェビナーツールを徹底解説！

2020年以降、新型コロナウィルスの蔓延により、さまざまなシンポジウムやカンファレンスが公の場で実施できなくなり、オンライン化が進んでいます。 とくにシンポジウムでは、さまざまな議論や討論が行われることが多く、一方通行となる動画の配信では成立しません。
そこで重要となるのが、シンポジウムをオンライン配信する際のウェビナーツールの選び方です。ウェビナーは、さまざまな分野のシンポジウム以外に、ビジネス分野でも非常に活用しやすい機能があります。

そこで今回は、シンポジウムをオンライン開催する方法や、成功の秘訣、ウェビナーツールの選び方などを徹底解説します。これまでオンライン開催の経験が少ない企業の経営者や団体の管理者の方は、ぜひ参考にしてください。

シンポジウムとは？

シンポジウムとは、さまざまな分野で実施されますが、テーマを1つに決めて著名人や識者、登壇者が最新の情報を報告・発表し、参加者とともに意見交換をおこなうイベントのことです。登壇者の報告と発表の後は参加者との質疑応答や意見交換を行うことが多いため、さまざまな角度からの意見や考えを聞くことができ、新たな知見を得ることができるのがポイントです。
一般的にカンファレンス（会議）よりも意見交換が盛んに行われるため、オンラインでの開催では、インタラクティブなコミュニケーションを取ることができる動画配信ツールが必要となります。

シンポジウムの実施方法

ここでは、シンポジウムの実施方法を解説します。シンポジウムで意識すべきポイントは「5W2H」という概念です。

以下ではまず、5W2Hについて解説します。

5W2Hとは？

5W2Hとは、以下の7つのポイントを押さえることが重要です。

1. when（いつ）
2. where（どこで）
3. who（だれと）
4. what（何を）
5. why（なぜ）
6. how much（いくらの予算で）
7. how（どのように実施する）

この7つの要素を把握することで、シンポジウムの完成度が一気に高まります。 5W2Hでシンポジウムの目的や実施方法を具体化することにより、完成度の高い価値あるシンポジウムが実施できるでしょう。また５Ｗ２Ｈによって、シンポジウムを行う目的が共同実施する仲間や参加者と共有しやすくなります。

シンポジウム開催に向けた準備をすすめる

上記で5W2Hの方針が決まれば、それに合わせた具体的なシンポジウムの実行部隊を設置し、実施に向けたプランを立てて行きます。
その中で、シンポジウムの最も重要な要素である「集客」については、シンポジウムの実行部隊とともに、集客に関わる営業やマーケティングチームと連動して進めることが重要です。
シンポジウムの準備と集客にどのくらいの時間と工程が必要か。また、会場やゲストとなる専門家へのコンタクトなど、漏れの無いように緻密に計画を進めなければなりません。ビジネスとの関連の有無に関わらず、集客はシンポジウムの成功に欠かせません。

シンポジウムの開催

シンポジウムの開催当日は、カンファレンスやセミナー・展示会などのオフラインイベント運営と同じ体制を整えます。
特にオンラインシンポジウムの場合は、シンポジウムの進行をスムーズに行うことが、離脱者の少ない価値の高いシンポジウムにする重要なポイントです。適度な進行スピードや、質疑応答ができているか、また通信環境が安定しているかなどを随時確認しながら進めていきましょう。

オンラインシンポジウムを外部に委託する

実施するオンラインシンポジウムの規模によっては、イベント会社や配信会社に業務の一部、または全部を外部委託する方が良いでしょう。
特にビジネス系のシンポジウムは数百人～数千人規模で開催されることが多いため、一般的なオンライン会議ツールを使用していると回線がダウンするリスクがあるからです。参加人数の規模にあわせて、どの程度まで自社のリソースで開催できるかを、普段使用するウェビナーの会社などに相談することをおすすめします。

オンラインシンポジウムのメリット

オンラインシンポジウムは、今後さらに企業や団体による活用が広まっていくと考えられます。そこで以下では、オンラインシンポジウムのメリットについて解説します。

オンラインシンポジウムのメリットは、大きく分けて以下の4つがあります。

1. 参加人数に上限がない
2. 国内外のどこからでも参加できる
3. 専門家が参加しやすい
4. オフラインシンポジウムよりも質疑応答がしやすい

それぞれについて解説します。

参加人数に上限がない

オンラインシンポジウムは、オフラインと違い、参加人数に上限がありません。 オフラインでは、企業の予算に応じて会場のキャパシティが制限されるため、基本的にあらかじめ参加人数を決めてから開催されます。 しかし、オンラインカンファレンスでは、使用するウェビナーツールや通信環境を整えることで参加する人数の制限をなくすことが可能です。

国内外のどこからでも参加できる

オンラインシンポジウムは、原則としてインターネット環境さえ整っていれば、国内外のどこからでも参加可能です。そのため、海外や地方にある企業や個人、在宅勤務の方など、コロナ禍や予算の都合でこれまで参加できなかった方でも比較的簡単に参加できます。
また主催する側も、ゲストの交通費や宿泊費はもちろん、社内のリソースや会場にかかる経費を大幅に節減できるメリットがあります。海外に同時開催する場合は、通訳なども準備して配信に備えましょう。

専門家が参加しやすい

シンポジウムをオンライン化することで参加しやすくなるのは視聴者だけではありません。講師やゲストコメンテーターなどの専門家も参加しやすくなります。
シンポジウムでは、特に専門的なテーマを扱うことが多いため、専門家の参加が不可欠です。オンラインシンポジウムであれば、遠方にいる専門家や、長距離移動の難しい高齢の専門家でも参加してもらえる可能性が高まります。そして、著名なゲストに登壇してもらうことで、シンポジウムの価値を高めることが可能です。

オフラインシンポジウムよりも質疑応答がしやすい

オンラインシンポジウムでは、参加者が質疑応答しやすいという特徴があります。オフラインシンポジウムの場合は、参加者の質疑応答の機会や時間が限られます。しかしオンラインシンポジウムでは、チャット機能を使うことで、誰もが思った時にすぐに質問や意見をだすことができます。返答も同時にチャットで返すことができるため、テキストベースで理解しやすいのもメリットです。
また、アンケートや投票機能を活用すれば、その場で集計も可能です。そのため、比較的大規模なシンポジウムでも参加者の質問や意見を大切に扱い、視聴者にとってより有益な情報をリアルタイムに提供できます。

オンラインシンポジウムの開催と成功のまとめ

現代は、さまざまな情報がインターネット上に溢れ、その信憑性が疑問視されることが多くなりました。
そんな時代だからこそ、専門家による事実に基づいた話が聞きたいという声が増加しています。そこで大規模なシンポジウムが、これまで世界の大都市圏で開催されてきました。しかしコロナ禍をきっかけにオンライン動画の配信環境が整ったことで、さまざまなシンポジウムが「どこでも・だれでも」開催・参加できるものとなりました。これまでは、大きな企業や団体しか開催できなかったシンポジウムが、中小の企業や団体、ベンチャー企業でも開催可能です。

正しい情報や新しい技術、発想を世界に発信することは、企業のブランディングにも大いに役立ちます。あなたの会社でも、オンラインシンポジウムを開催してみてはいかがでしょうか。